ધોરણ 11 | విષય: SPCC
સેક્રેટરીએ આ કાયદાની જોગવાઈઓ, તે હેઠળના નિયમો અને કંપનીઓને લાગુ પડતાં અન્ય કાયદાઓના પાલન બાબતે સંચાલક મંડળને અહેવાલ આપવાનો હોય છે તેમજ સેક્રેટરિયલ ધોરણોનું પાલન કંપની કરે છે તે જોવાનું હોય છે.
જો સેક્રેટરી પાસે સભા સંચાલનનું જ્ઞાન ન હોય તો સભા બોલાવવાની નોટિસ આપવી, એજન્ડા તૈયાર કરવો, મિનિટ્સ લખવી, કૉરમ અને પ્રોક્સી અંગેની જોગવાઈઓનું પાલન કરાવવામાં મુશ્કેલી ઊભી થાય છે.
કંપની સેક્રેટરીનાં કાર્યો અને ફરજોનો આધાર (A) કંપનીના કદ, (B) ધંધાનો પ્રકાર, (C) નિમણૂકની શરતો, અને (D) સંચાલકોએ સોંપેલા કાર્ય ઉપર આધાર રાખે છે.
કંપની સેક્રેટરી મુખ્ય વહીવટી વડા હોવાના કારણે તેણે વિવિધ તબક્કે અથાગ પરિશ્રમ કરવો પડે છે અને અનિયમિતતાઓનો સામનો કરવો પડે છે. આવાં કઠિન કાર્યો આસાનીથી કરવા અને થાક ન અનુભવવા માટે સુંદર સ્વાસ્થ્ય જરૂરી છે.
કંપની રજિસ્ટ્રાર પાસે (i) ફૉર્મ MGT 14 જેની સાથે સંચાલક મંડળનો ઠરાવ અને સેક્રેટરી પાસેથી KMP તરીકે લીધેલ સંમતિપત્રક નોંધાવવું પડે છે, અને (ii) ફૉર્મ MR 1 ની સાથે જે વ્યક્તિની નિમણૂક KMP તરીકે કરી હોય તેની સંમતિ અને સંચાલક મંડળનો ઠરાવ 60 દિવસમાં નોંધાવવો પડે છે.
સેક્રેટરી પાસે ભારતીય કરારનો કાયદો, સેબીનો કાયદો, માલ વેચાણનો કાયદો, સ્ટૅમ્પ ડ્યૂટી ઍક્ટ, પ્રોવિડન્ટ ફંડ અંગેનો કાયદો, જામીનગીરી કરાર અંગેનો કાયદો, વેટ અંગેનો કાયદો, સર્વિસ ટૅક્સ અંગેનો કાયદો વગેરે વિવિધ કાયદાઓનું જ્ઞાન અપેક્ષિત છે.
કંપનીના બધા જ કામકાજો અંગ્રેજી ભાષામાં ચાલે છે અને સેક્રેટરીએ જુદા જુદા પક્ષકારો સાથે કંપની વતી પત્રાચાર કરવાના હોય છે. આ ઉપરાંત વિદેશી કંપનીઓ સાથે કાર્ય કરતી વખતે પણ અંગ્રેજી ભાષાનું પ્રભુત્વ ઉપયોગી બને છે.
સેક્રેટરી પાસે ઇન્સ્ટિટયૂટ ઑફ કંપની સેક્રેટરીઝ ઑફ ઇન્ડિયા (ICSI) નું પ્રમાણપત્ર હોવું જોઈએ.
સેક્રેટરીના હોદ્દાનો અંત નીચેના કારણોસર આવે છે:
સેક્રેટરીનું અવસાન થાય ત્યારે.
સેક્રેટરી રાજીનામું આપે ત્યારે.
સેક્રેટરી કંપની જોડે છેતરપિંડી કરે, વિશ્વાસઘાત કે દગો કરે ત્યારે.
કંપની ફડચામાં જાય કે કાયદા મુજબ કંપનીનું વિસર્જન કરવામાં આવે ત્યારે.
નવા કંપનીધારા 2013 મુજબ ચાવીરૂપ સંચાલકીય વ્યક્તિ (KMP) માં નીચેની પાંચ વ્યક્તિઓનો સમાવેશ કરવામાં આવ્યો છે:
મૅનેજિંગ ડિરેક્ટર અથવા મુખ્ય વહીવટી અધિકારી અથવા મૅનેજર
કંપની સેક્રેટરી
મુખ્ય નાણાકીય અધિકારી
પૂર્ણ સમયના સંચાલક
કંપનીધારા મુજબ જે જાહેર કરવામાં આવે તે અધિકારી
સેક્રેટરીની સત્તાની મર્યાદાઓ નીચે મુજબ છે:
જો સંચાલક મંડળે સત્તા ન આપી હોય તો તે પોતાની ઇચ્છા મુજબ સભા બોલાવી શકતો નથી.
સેક્રેટરી કંપનીના કાર્ય માટે કંપની વતી ઉછીનાં નાણાં લઈ શકતો નથી.
સેક્રેટરી કરાર કરવાની પ્રક્રિયામાં મદદ કરે છે પરંતુ તે કંપની વતી સત્તા વગર કરાર કરી શકતો નથી.
નીતિવિષયક કોઈ નિર્ણય સેક્રેટરી લઈ શકતો નથી.
સંચાલકોએ આપેલી સત્તા સિવાય કરાર કરે તો તે કંપનીને બંધનકર્તા નથી.
સેક્રેટરી જાહેર જનતાને સત્તા વગર શૅર આપી શકે નહિ.
કંપનીધારામાં સેક્રેટરીને સ્પષ્ટ રીતે કોઈ સત્તા આપવામાં આવેલ નથી પરંતુ નિયમનપત્રમાં અથવા સંચાલક મંડળના ઠરાવ દ્વારા સેક્રેટરીને નીચે મુજબની સત્તાઓ મળે છે:
નોંધણી કરાવવાની સત્તા: કંપની રજિસ્ટ્રાર સમક્ષ સ્થાપનાનું પ્રમાણપત્ર અને ધંધો શરૂ કરવાનું પ્રમાણપત્ર મેળવવા માટે નક્કી કરેલા દસ્તાવેજોની નોંધણી કરાવવાની સત્તા છે.
દેખરેખ અને અંકુશની સત્તા: સેક્રેટરી ઑફિસ વ્યવસ્થાના વડા હોવાના નાતે જુદાં જુદાં ખાતાંઓ ઉપર દેખરેખ અને અંકુશ રાખવાની સત્તા છે.
દસ્તાવેજો પર સહી કરવાની સત્તા: સેક્રેટરીને શૅર વહેંચણીપત્ર, શૅરહપતા, શૅરજપ્તી, શૅરની ફેરબદલી વગેરે પત્રો ઉપર કંપની વતી સહી કરવાની સત્તા છે.
પત્રવ્યવહારની સત્તા: કંપનીવતી વિવિધ પક્ષકારો સાથે સેક્રેટરીને પત્રવ્યવહાર કરવાની સત્તા છે.
એજન્ટ તરીકેની સત્તા: સેક્રેટરીને કંપનીવતી એજન્ટ તરીકે કાર્ય કરવાની સત્તા છે.
કંપનીને જવાબદાર ઠેરવવાની સત્તા: સંચાલક મંડળ પાસેથી મળેલી સત્તાના આધારે, સેક્રેટરી કંપનીવતી કોઈ કાર્ય કરે તો તે માટે કંપનીને જવાબદાર ઠેરવી શકે છે.
સોંપાયેલા કાર્યો કરવાની સત્તા: સંચાલક મંડળે સોંપેલ કાર્યો કરવાની સત્તા છે.
સેક્રેટરી પાસે લઘુતમ લાયકાત ઉપરાંત ઉત્તમ ફરજ બજાવવા માટે શિક્ષણ અને તાલીમ દ્વારા મેળવેલી નીચે મુજબની લાયકાતો હોવી જરૂરી છે:
શૈક્ષણિક લાયકાત: સેક્રેટરી પાસે ઇન્સ્ટિટયૂટ ઑફ કંપની સેક્રેટરીઝ ઑફ ઇન્ડિયા (ICSI) નું પ્રમાણપત્ર હોવું જોઈએ. કાયદાની ડિગ્રી દસ્તાવેજો બનાવવામાં અને કરાર ઘડતરમાં મદદરૂપ બને છે.
હિસાબી વ્યવસ્થાનું જ્ઞાન: કંપનીના હિસાબો નિયમાનુસાર રખાય અને સમયસર ઑડિટ થાય તે માટે પ્રાથમિક હિસાબી જ્ઞાન હોવું જરૂરી છે.
કાર્યાલય સંચાલનનું જ્ઞાન: કાર્યાલયનાં કાર્યોની ફાળવણી, સંકલન અને રોજબરોજના પ્રશ્નોના ઉકેલ માટે ઑફિસ સંચાલનનું જ્ઞાન આવશ્યક છે.
સભા સંચાલનનું જ્ઞાન: સભા બોલાવવાની નોટિસ, એજન્ડા, મિનિટ્સ તેમજ કૉરમ અને પ્રોક્સી અંગેની જોગવાઈઓ માટે સભા સંચાલનનું જ્ઞાન હોવું જોઈએ.
વિવિધ કાયદાઓનું જ્ઞાન: ભારતીય કરારનો કાયદો, સેબીનો કાયદો, સ્ટૅમ્પ ડ્યૂટી ઍક્ટ વગેરે કાયદાઓનું જ્ઞાન હોવાથી કંપની કાનૂની મુશ્કેલીઓથી દૂર રહે છે.
આર્થિક અને રાજકીય પ્રવાહોનું જ્ઞાન: વર્તમાન પ્રવાહોથી માહિતગાર રહીને સંચાલક મંડળને માર્ગદર્શન આપી કંપની માટે લાભદાયી પરિસ્થિતિનું નિર્માણ કરી શકે.
સાંપ્રત સમસ્યાઓનું જ્ઞાન: સાંપ્રત સમસ્યાઓ કંપનીના વિકાસ પર અસર કરતી હોવાથી અગમચેતી રાખવા આ જ્ઞાન જરૂરી છે.
અંગ્રેજી ભાષા ઉપર પ્રભુત્વ અને અન્ય ભાષાઓનું જ્ઞાન: કંપનીના તમામ કામકાજો અંગ્રેજીમાં થતા હોવાથી તેમાં મહારત અને વિદેશી ભાષાઓનું જ્ઞાન કરારોમાં મદદરૂપ થાય છે.
જનસંપર્કનું જ્ઞાન: વિવિધ પક્ષકારો સાથે સંપર્ક કેળવીને લાંબે ગાળે કંપનીની પ્રતિષ્ઠામાં વધારો કરવા માટે આ જ્ઞાન જરૂરી છે.
કમ્પ્યૂટર અને અન્ય ઇલેક્ટ્રૉનિક સાધનોનું જ્ઞાન: શૅરહોલ્ડરો, સંચાલકો અને પક્ષકારો વિશેની વિશાળ માહિતી સંગ્રહ કરવા તથા સમય અને શ્રમ બચાવવા કમ્પ્યૂટરનું જ્ઞાન જરૂરી છે.
દીર્ઘદૃષ્ટિ: વર્તમાનમાં લીધેલા નિર્ણયોની ભવિષ્યમાં અન્ય કાર્યો પર કેવી અસરો પડશે તેનો અણસાર મેળવવાની આવડત હોવી જોઈએ.
નેતાગીરી: હાથ નીચેના કર્મચારીઓ પાસેથી સમયસર ધાર્યું કાર્ય કરાવવા માટે કાર્યસૂઝ, પહેલ કરવાની વૃત્તિ અને સહકારની ભાવના હોવી જોઈએ.
નવા કંપનીધારા 2013 મુજબ કંપની સેક્રેટરી ચાવીરૂપ સંચાલકીય વ્યક્તિ (KMP) ગણાય છે. તેની નિમણૂક કરતી વખતે કંપનીધારાની નીચેની જોગવાઈઓનું પાલન થવું જોઈએ:
પૂંજીની મર્યાદા: જે કંપનીની ભરપાઈ થયેલી મૂડી રૂપિયા પાંચ કરોડ કે તેથી વધુ હોય ત્યાં કંપની સેક્રેટરીની નિમણૂક કરવી ફરજિયાત છે.
જીવંત વ્યક્તિ: સેક્રેટરી તરીકે ફક્ત જીવંત વ્યક્તિની જ નિમણૂક થઈ શકે. ભાગીદારી પેઢી કે અન્ય સંસ્થાને સેક્રેટરી તરીકે નિમણૂક આપી શકાય નહિ.
લાયકાતનું પ્રમાણપત્ર: નિમણૂક પામનાર વ્યક્તિ ઇન્સ્ટિટ્યૂટ ઑફ કંપની સેક્રેટરીઝ ઑફ ઇન્ડિયા (ICSI) નું પ્રમાણપત્ર ધરાવતી હોવી જોઈએ.
પાત્રતા: નાદાર, અસ્થિર મગજની કે સગીર વ્યક્તિની કંપની સેક્રેટરી તરીકે નિમણૂક થઈ શકે નહિ.
સંચાલક મંડળનો ઠરાવ: સેક્રેટરી તરીકે નિમણૂક કરવા માટે સંચાલક મંડળની સભામાં ઠરાવ પસાર કરવો પડે છે, જેમાં મહેનતાણું અને મેમ્બરશિપ નંબર જેવી શરતો હોય છે.
સંમતિ: KMP તરીકે નિમાવવા માટે સેક્રેટરી પાસેથી લેખિત સંમતિ લેવી પડે છે.
રજિસ્ટ્રાર સમક્ષ નોંધણી: કંપની રજિસ્ટ્રાર પાસે (i) ફૉર્મ MGT 14 જેની સાથે સંચાલક મંડળનો ઠરાવ અને સેક્રેટરી પાસેથી KMP તરીકે લીધેલ સંમતિપત્રક નોંધાવવું પડે, અને (ii) ફૉર્મ MR 1 ની સાથે નિમણૂક પામેલ વ્યક્તિની સંમતિ અને સંચાલક મંડળનો ઠરાવ 60 દિવસમાં નોંધાવવો પડે.
સેક્રેટરીની નિમણૂક સંચાલક મંડળની સભામાં ઠરાવ પસાર કરીને કરાર દ્વારા કરવામાં આવે છે. તેના હોદ્દાનો અંત સામાન્ય રીતે કરારની શરતો મુજબ તથા નીચેના સંજોગોમાં આવે છે:
સેક્રેટરીનું અવસાન થાય ત્યારે.
તે કરાર કરવા અસમર્થ બને ત્યારે (અથવા મગજ અસ્થિર થાય ત્યારે).
કંપની નોટિસ આપીને સેક્રેટરીને છૂટો કરે ત્યારે.
સેક્રેટરી રાજીનામું આપે ત્યારે.
સેક્રેટરી કંપની જોડે છેતરપિંડી કરે, વિશ્વાસઘાત કે દગો કરે ત્યારે.
પોતાના કાર્યમાં અક્ષમ્ય બેદરકારી દર્શાવે અને કંપનીને તેનાથી નુકસાન થાય ત્યારે.
કંપનીધારાઓની જોગવાઈઓનું પાલન સેક્રેટરી ન કરે ત્યારે.
અંગત રીતે છૂપો નફો કે કમિશન મેળવે ત્યારે.
કંપની ફડચામાં જાય કે કાયદા મુજબ કંપનીનું વિસર્જન કરવામાં આવે ત્યારે.
આધુનિક વાણિજ્ય વ્યવસ્થામાં માલિકી અને સંચાલન જુદા જુદા છે. શૅરહોલ્ડરો માલિક હોવા છતાં પ્રત્યક્ષ સંચાલન કરતા નથી, જે સંચાલક મંડળ દ્વારા થાય છે. આ વ્યવસ્થામાં સેક્રેટરીનું મહત્ત્વ નીચે મુજબ છે:
સંચાલકોના શ્રેષ્ઠ મિત્ર અને માર્ગદર્શક તરીકે: વિવિધ કાયદાઓના જ્ઞાતા અને ટેક્નિકલ બાબતોના અનુભવના આધારે સેક્રેટરી સંચાલકો માટે શ્રેષ્ઠ મિત્ર અને માર્ગદર્શક બની નીતિઘડતરમાં મદદ કરે છે.
સંકલનની કડી: સેક્રેટરી સંચાલકો, માલિકો (શૅરહોલ્ડરો) અને કર્મચારીઓ વચ્ચે સંકલનનું કાર્ય કરે છે.
શૅરહોલ્ડરો સાથે પત્રવ્યવહાર: તે શૅરહોલ્ડરોની સભા બોલાવે છે, સભાનોંધ રાખે છે તેમજ શૅર ફેરબદલી, હકના શૅર અને બોનસ શૅર અંગેની તમામ કાર્યવાહી કરે છે.
સંપર્ક અધિકારી તરીકે: ધંધાના વિભિન્ન પક્ષકારો (બૅન્કર, સોલિસીટર, ઑડિટર, સરકારી વિભાગો) સાથે સંપર્ક સાધી કંપનીનું હિતવર્ધન કરે છે.
વહીવટી વડા તરીકે: કર્મચારીઓને નેતૃત્વ પૂરું પાડી, કાર્યવિભાજન કરી, ઉત્સાહવર્ધન કરી અને શિસ્તનું પાલન કરાવી નક્કી કરેલા ઉદ્દેશો પૂરા કરવા પ્રયત્નશીલ રહે છે.
કાયદાકીય પાલન: રજિસ્ટ્રાર સમક્ષ સમયાંતરે વિવિધ પત્રકો, નિવેદનો અને દસ્તાવેજો નોધાવી કાયદાકીય જરૂરિયાતો પૂરી કરે છે.
રાષ્ટ્રના વિકાસમાં ફાળો: સેક્રેટરી કાર્યક્ષમ વહીવટ દ્વારા કંપનીની પ્રતિષ્ઠા વધારે છે. કંપનીઓનો વિકાસ એટલે ઉત્પાદન, વેચાણ અને રોજગારીમાં વધારો, જે દ્વારા પરોક્ષ રીતે રાષ્ટ્રના વિકાસમાં અમૂલ્ય ફાળો આપે છે.
કંપની સેક્રેટરીમાં સફળ સંચાલન માટે નીચે મુજબના ગુણો હોવા આવશ્યક છે:
સુંદર સ્વાસ્થ્ય: અથાગ પરિશ્રમ અને અનિયમિતતાઓનો સામનો કરવા તથા માનસિક અને શારીરિક સ્વસ્થતા માટે સુંદર સ્વાસ્થ્ય જરૂરી છે.
પ્રામાણિકતા: કંપનીની ખાનગી અનેક બાબતો જાણતો હોવાથી અંગત હિતના બદલે કંપનીના હિતની જાળવણી માટે પ્રામાણિકતા અનિવાર્ય છે.
આકર્ષક વ્યક્તિત્વ: શૅરહોલ્ડરો, સંચાલકો, સરકારી અધિકારીઓ અને સામાન્ય પક્ષકારોને પ્રભાવિત કરી શકે તેવું પ્રભાવશાળી વ્યક્તિત્વ હોવું જોઈએ.
તેજસ્વી બુદ્ધિપ્રતિભા: રોજબરોજનાં વહીવટી, આર્થિક અને ધારાકીય કાર્યો સરળતાથી કરવા માટે તેજસ્વી બુદ્ધિપ્રતિભા જરૂરી છે.
નિર્ણયશક્તિ: ઝડપી અને યોગ્ય નિર્ણય લેવાથી કંપનીનો સમય, સાધન અને શક્તિનો બચાવ થાય છે.
વિશ્લેષણ શક્તિ: કરારો અને વહીવટી પ્રશ્નોની છણાવટ કરી તેના દૂરગામી પરિણામો વિચારીને નિર્ણયો લેવાની ક્ષમતા હોવી જોઈએ.
ઉત્સાહ: ઉત્સાહી સેક્રેટરી અન્ય કર્મચારીઓ માટે પ્રેરણારૂપ બને છે અને કાર્યને સરળ બનાવે છે.
વફાદારી: કંપનીની સંવેદનશીલ અને ગુપ્ત બાબતોની જાળવણી માટે સેક્રેટરીમાં વફાદારી હોવી અત્યંત જરૂરી છે.
આત્મવિશ્વાસ: જે કાર્ય કરે કે નિર્ણય લે તેમાં સફળતા મળશે જ તેવો આત્મવિશ્વાસ વહીવટી ગૂંચો ઉકેલવામાં મદદ કરે છે.
કુનેહ અને ચપળતા: કાયદાની જટિલ બાબતો સમજવાની, મુશ્કેલ સંજોગો આસાન કરવાની અને આસપાસના ફેરફારોનો ખ્યાલ રાખવાની કુનેહ હોવી જોઈએ.
દીર્ઘદૃષ્ટિ: વર્તમાનમાં લીધેલા નિર્ણયોની ભવિષ્ય પર કેવી અસરો પડશે તેનો અણસાર મેળવવાની આવડત હોવી જોઈએ.
નેતાગીરી: હાથ નીચેના કર્મચારીઓ પાસેથી સમયસર ધાર્યું કાર્ય કરાવવા માટે કાર્યસૂઝ, પહેલ કરવાની વૃત્તિ અને સહકારની ભાવના જેવા નેતાગીરીના ગુણો હોવા જોઈએ.