ધોરણ 11 | విષય: SPCC
સામાજિક અને અંગત સંબંધોની માવજત માટે લખાતા પત્રો અનૌપચારિક પત્રો ગણાય છે.
ઉદાહરણો : શુભેચ્છા પત્રો, આશ્વાસન પત્રો, અભિનંદન પત્રો, આમંત્રણ પત્રો વગેરે.
પ્રવર્તમાન સમયમાં વાણિજ્યિક પત્રવ્યવહારમાં સૌથી વધુ પ્રચલિત શૈલીઓ નીચે મુજબ છે:
ફુલ્લી બ્લૉક્ડ શૈલી (Fully Blocked Style)
મોડિફાઇડ બ્લૉક્ડ શૈલી (Modified Blocked Style)
પત્રવ્યવહારના પ્રકારો
૧. ઔપચારિક પત્રો (Formal Letters) (ચોક્કસ માળખામાં લખાતા પત્રો)
(A) વાણિજ્યિક પત્રો (Business Letters): ધંધાના પ્રચાર અને પ્રસાર માટે. (ઉદા. પૂછપરછના પત્રો, ઑર્ડરના પત્રો, એજન્સીના પત્રો વગેરે)
(B) ઑફિશિયલ પત્રો (Official Letters): સરકારી સંસ્થાઓ અને વહીવટી બાબતો માટે. (ઉદા. અરજી પત્રો, રૅશન કાર્ડ માટેના પત્રો, પાણીના પ્રશ્નો અંગેના પત્રો વગેરે)
૨. અનૌપચારિક પત્રો (Informal Letters) (સામાજિક અને અંગત સંબંધો માટે)
(ઉદા. શુભેચ્છા પત્રો, આશ્વાસન પત્રો, અભિનંદન પત્રો, આમંત્રણ પત્રો વગેરે)
વહીવટી, ધંધાકીય અથવા સરકારી બાબતો માટે લખાતા પત્રોને ઔપચારિક પત્રો (Formal Letters) કહેવામાં આવે છે. આવા પત્રો લખવા માટે એક નિશ્ચિત ઢાંચો અને વિવેકપૂર્ણ ભાષાનો ઉપયોગ થાય છે.
ઔપચારિક પત્રોના મુખ્ય બે પ્રકાર છે:
વાણિજ્યિક પત્રો (Business Letters): ધંધા-વ્યાપારના પ્રચાર, પ્રસાર અને લેવડ-દેવડ માટે લખાતા પત્રો (જેમ કે પૂછપરછ કે ઑર્ડરના પત્રો).
ઑફિશિયલ પત્રો (Official Letters): સરકારી કે વહીવટી બાબતો માટે લખાતા પત્રો (જેમ કે અરજી પત્રો કે નાગરિક સમસ્યા અંગેના પત્રો).
પત્ર દ્વારા લેખિત સ્વરૂપે થતી માહિતીની આપ-લે જ્યારે વાણિજ્યિક કે વેપારી હેતુસર કરવામાં આવે તેને વાણિજ્યિક પત્રવ્યવહાર (Commercial Correspondence) કહે છે.
વેપારી લેવડ-દેવડ, સોદાની સમજ, નાણાકીય વ્યવહાર, માલસામાનનું ઉત્પાદન, વેચાણ, જાહેરાત, ધંધાકીય વાટાઘાટો અને સમજૂતી જેવા વ્યાપાર વિષયક હેતુઓ માટે ખાસ ઢાંચામાં અને ચોક્કસ શબ્દભંડોળનો ઉપયોગ કરીને આ પત્રવ્યવહાર કરવામાં આવે છે.
જે વાણિજ્યિક પત્રવ્યવહાર પોતાના ધંધાકીય હેતુઓને સિદ્ધ કરે તેને અસરકારક વાણિજ્યિક પત્રવ્યવહાર કહેવાય છે.
જે પત્રવ્યવહાર માલસામાનના વેચાણમાં વધારો કરે, ગ્રાહકની ગેરસમજ દૂર કરે, ઉઘરાણીની રકમ મેળવી આપે, ગ્રાહક સાથે લાંબા ગાળાના સંબંધો વિકસાવે અને વેપારી પેઢીની હકારાત્મક છાપ (Image) ઊભી કરે તેવા કાળજીપૂર્વક લખાયેલા પત્રને અસરકારક વાણિજ્યિક પત્રવ્યવહાર કહે છે.
પત્રવ્યવહારની મુખ્ય લાક્ષણિકતાઓ નીચે મુજબ છે:
સરળ અને કિફાયતી : સંદેશાવ્યવહારની ખૂબ જ સસ્તી અને આસાન પદ્ધતિ છે.
ઉપયોગિતા : પત્ર લખનાર અને મેળવનાર બંને પક્ષો માટે એકસરખી ઉપયોગી છે.
સીમાઓ રહિત : સ્થળ, અંતર કે સમયની મર્યાદાઓ આ પદ્ધતિમાં નડતી નથી.
આધારભૂત પુરાવો : પત્રમાં આપેલી માહિતી કાયદાકીય અને વ્યવસાયિક દ્રષ્ટિએ એક સચોટ પુરાવો છે.
ગોપનીયતા : માહિતીને ગુપ્ત રાખી શકાય છે.
પુનઃ ઉપયોગ : ભવિષ્યમાં જરૂર પડે ત્યારે પત્રમાં રહેલી માહિતીનો સંદર્ભ તરીકે ઉપયોગ કરી શકાય છે.
સુગમતા : પત્રોને સરળતાથી મોકલી અને મેળવી શકાય છે.
સંપર્ક કડી : પત્ર લખનાર અને મેળવનાર વચ્ચે એક મજબૂત કડી સમાન કાર્ય કરે છે.
પેઢીની છાપ : પત્રનું લખાણ જે-તે સંસ્થા કે વ્યાપારી પેઢીની છાપ (Image) રજૂ કરે છે.
મૌન પ્રતિનિધિ : પત્ર, જે-તે સંસ્થાનું મૌન સ્વરૂપે 'સેલ્સમૅન' કે પ્રતિનિધિત્વની ગરજ સારે છે
વાણિજ્યિક પત્રો લખવાની વિવિધ શૈલીઓ :
ફુલ્લી બ્લૉક્ડ શૈલી (Fully Blocked Style)
મોડિફાઇડ બ્લૉક્ડ શૈલી (Modified Blocked Style)
સેમી ઇન્ડેન્ટેડ શૈલી (Semi-Indented Style)
ફુલ્લી ઇન્ડેન્ટેડ શૈલી (Fully Indented Style)
હેન્ગિંગ ઇન્ડેન્ટેડ શૈલી (Hanging Indented Style)
નોમા શૈલી (NOMA Style)
પ્રવર્તમાન સમયમાં નીચે દર્શાવેલી બે શૈલીઓ સૌથી વધુ પ્રચલિત છે:
આ પત્રલેખનની સૌથી આધુનિક અને ટાઇપ કરવામાં ખૂબ જ સરળ પદ્ધતિ છે.
પત્રની તારીખ, આંતરિક સરનામું, સંબોધન, મુખ્ય ભાગ, શુભેચ્છાદર્શક સમાપન અને સહી - બધું જ ડાબી બાજુ લખવામાં આવે છે.
આ શૈલીમાં વિરામચિહ્નોનો ઉપયોગ કરવામાં આવતો નથી.
માળખું :
[પેઢીનું નામ અને સરનામું - શીર્ષક]
તારીખ: .......
આંતરિક સરનામું: .......
સંબોધન: .......
પત્રનો મુખ્ય ભાગ (ફકરાઓ ડાબી બાજુથી શરૂ)
...............................................
...............................................
શુભેચ્છાદર્શક સમાપન: .......
સહી: .......
પત્રલેખનની આ સૌથી પ્રચલિત અને દેખાવમાં સંતુલિત પદ્ધતિ છે.
આંતરિક સરનામું, સંબોધન અને મુખ્ય ભાગ પત્રની ડાબી બાજુ લખાય છે.
જ્યારે તારીખ, શુભેચ્છાદર્શક સમાપન અને સહી પત્રની જમણી બાજુ લખવામાં આવે છે.
આ શૈલીમાં નિયમાનુસાર વિરામચિહ્નોનો ઉપયોગ થાય છે.
માળખું :
[પેઢીનું નામ અને સરનામું]
તારીખ: .......
આંતરિક સરનામું: .......
સંબોધન: .......
પત્રનો મુખ્ય ભાગ
...............................................
...............................................
શુભેચ્છાદર્શક સમાપન: .......
સહી: .......
અસરકારક વાણિજ્યિક પત્રવ્યવહાર માટેના ૭ મુખ્ય લક્ષણોની વિગતવાર સમજ નીચે મુજબ છે:
સ્પષ્ટતા (Clarity) : પત્રનું લખાણ સ્પષ્ટ હોવું જોઈએ જેથી વાંચનારના મનમાં ગેરસમજ ન થાય.
સ્પષ્ટ લખાણ: રૂ. ૫૦૦૦/- ની એકસાથે ખરીદી પર ૨૦% વળતર મળશે.
સંક્ષિપ્તતા (Conciseness) : સંક્ષિપ્તતા પત્રનો આત્મા છે. પત્રમાં અનાવશ્યક લખાણ ટાળીને ટૂંકમાં વિગત રજૂ કરવી જોઈએ. આનાથી સમય અને ખર્ચ બચે છે.
સંક્ષિપ્ત લખાણ: અમે સ્ટેશનરીની વિવિધ વસ્તુઓ ખરીદવા માંગીએ છીએ.
સંપૂર્ણતા (Completeness) : પત્રની વિગતો પૂરેપૂરી હોવી જોઈએ. અધૂરી માહિતી દ્વિધા ઊભી કરે છે અને વેપાર ધીમો પાડે છે.
સંપૂર્ણ લખાણ: આપના ૧૨મી એપ્રિલના ઑર્ડર મુજબ ૨૦ નંગ ધાબળા, રાજ ટ્રાન્સપોર્ટ દ્વારા મોકલી આપ્યા છે.
વાસ્તવિકતા (Concreteness) : પત્રનું લખાણ વાસ્તવિક અને સ્પષ્ટ શબ્દોવાળું હોવું જોઈએ જેથી તેનો એક જ અર્થ નીકળે.
વાસ્તવિક લખાણ: અમે ૨૫ નંગ, ૭ નંબરવાળી ખુરશીઓ ખરીદવા માંગીએ છીએ.
વાચકલક્ષી અભિગમ (Consideration) : પત્ર લખનારનો અભિગમ સ્વલક્ષી નહીં પરંતુ ગ્રાહક કે વાચકના હોદ્દા, મોભા અને સગવડને માન આપનારો હોવો જોઈએ (You-Attitude).
વાચકલક્ષી લખાણ: આપના જેવા નિયમિત ગ્રાહકોની સગવડ માટે આપના શહેરમાં નવી શાખા ખોલી રહ્યા છીએ.
સચોટતા (Correctness) : પત્રનું લખાણ ભાષાકીય અને હકીકતોની દ્રષ્ટિએ બિલકુલ સાચું હોવું જોઈએ. ભૂલોથી પેઢીની પ્રતિષ્ઠા ખરડાય છે.
સચોટ લખાણ: તમારો પત્ર મળ્યો.
વિવેકપૂર્ણતા (Courtesy) : પત્રમાં વાપરેલી ભાષા વિવેકી અને સૌજન્યસભર હોવી જોઈએ. 'આભાર', 'મહેરબાની કરીને' જેવા શબ્દો ધંધાકીય સંબંધોને ગાઢ બનાવે છે.
વિવેકપૂર્ણ લખાણ: મહેરબાની કરીને, આપે ખરીદેલા માલસામાનના નાણાંની ચુકવણી સત્વરે કરવા વિનંતી.