ધોરણ 11 | విષય: SPCC
વાણિજ્યિક પત્રના બાહ્ય દેખાવને આકર્ષક બનાવવામાં કાગળની પસંદગી ખૂબ મહત્વની છે.
કદ (Size) : વાણિજ્યિક પત્રવ્યવહાર કે કમ્પ્યૂટર પ્રિન્ટિંગ માટે સામાન્ય રીતે આંતરરાષ્ટ્રીય સ્તરના A-4 માપ (8.3′′×11.7′′) નો કાગળ વપરાય છે, જે પ્રમાણસર કદ ધરાવે છે.
રંગ (Color) : પત્ર માટે સામાન્ય રીતે સફેદ (Snow White) રંગનો કાગળ વપરાય છે. કેટલીક પેઢીઓ આછા રંગો (Pastel Shades) જેવા કે આછો વાદળી, આછો પીળો કે આછો ગુલાબી રંગ પણ વાપરે છે.
ગુણવત્તા (Quality) : કાગળ એવી સારી ગુણવત્તાનો હોવો જોઈએ કે જેના પર શાહી પ્રસરે નહીં. વાણિજ્યિક પત્રોને કાણાં પાડીને ફાઈલ કરવાના હોવાથી સારી ગુણવત્તાનો કાગળ વાપરવાથી તે ફાટી જવાનો કે ખરાબ થવાનો ભય રહેતો નથી.
પત્રને પરબીડિયામાં મૂકતી વખતે તેની ગડી (Fold) યોગ્ય રીતે કરવી જરૂરી છે, જેથી પત્ર મેળવનાર પર તેની સારી છાપ પડે.
જો નાના પરબીડિયામાં કાગળની ૩-૪ આડી-ઊભી અનિયમિત ગડીઓ કરીને મોકલવામાં આવે તો મેળવનારના મનમાં લખનાર વિશે ખરાબ છાપ ઊભી થાય છે.
સાચી રીત : પત્રના કાગળને વધુમાં વધુ ત્રણ ગડી આપવી જોઈએ.
સૌથી પહેલાં હાંસિયા જેટલી જગ્યા આવરી લેતી એક ઊભી ગડી આપવી.
ત્યારબાદ પરબીડિયાના કદ પ્રમાણે આડી બે ગડી આપવી.
આમ કરવાથી કાગળ ૩ કે ૪ ભાગમાં વહેંચાય છે, જેના
પત્ર મેળવનારના હાથમાં પત્ર ખોલ્યા પહેલાં પરબીડિયું આવે છે, તેથી પરબીડિયું અને તેના પરનું લખાણ યોગ્ય હોવું અનિવાર્ય છે.
પરબીડિયું (Envelope) : પરબીડિયાનો આકાર આડો લંબચોરસ હોવો જોઈએ અને તેનો રંગ તથા ગુણવત્તા પત્રના કાગળ સાથે મેળ ખાતાં હોવા જોઈએ. વહીવટી સરળતા માટે કેટલીક સંસ્થાઓ 'બારીવાળું પરબીડિયું' (Window Envelope) વાપરે છે, જેમાં પત્ર પર લખેલું આંતરિક સરનામું જ બહારથી જોઈ શકાય છે.
પરબીડિયા પરનું લખાણ (Superscription) :
પરબીડિયાની વચ્ચે સૌથી ઉપર પત્ર મોકલવા અંગેની સૂચના (જેમ કે, 'રજિસ્ટર્ડ એ.ડી.', 'અંગત', 'બુક-પોસ્ટ' વગેરે) લખાય છે.
જમણી તરફ પત્ર મેળવનારનું પૂરું નામ, સરનામું, સ્થળ અને પીનકોડ સ્પષ્ટપણે લખવામાં આવે છે.
ડાબા ખૂણે નીચે અથવા પાછળના ભાગે પત્ર લખનારનું સરનામું લખાય છે.
પરબીડિયા પરનું વ્યવસ્થિત લખાણ પત્રને યોગ્ય સરનામે પહોંચાડવામાં મદદ કરે છે અને પેઢીની ગંભીરતા દર્શાવે છે.
વાણિજ્યિક પત્રના કાગળની પસંદગી મુખ્યત્વે નીચેની ત્રણ બાબતોને ધ્યાનમાં રાખીને કરવામાં આવે છે:
કદ (Size) : પ્રમાણસરનું માપ ધરાવતો A-4 સાઈઝનો કાગળ (8.3′′×11.7′′).
રંગ (Color) : સામાન્ય રીતે સફેદ (Snow White) અથવા આછા રંગો (Pastel Shades - આછો વાદળી, આછો પીળો, આછો ગુલાબી).
ગુણવત્તા (Quality) : શાહી ન પ્રસરે અને ફાઈલિંગ કરતી વખતે ફાટી ન જાય તેવો ઊંચી ગુણવત્તાવાળો કાગળ.
પત્રના કાગળમાં ચારેય બાજુ પ્રમાણસર જગ્યા (Margin) છોડવાથી પત્રને આકર્ષક અને સુંદર દેખાવ મળે છે.
ડાબો અને જમણો હાંસિયો : જમણી બાજુ ૧ ઇંચનો હાંસિયો રાખવામાં આવે છે, જ્યારે ડાબી બાજુ ૧.૫ ઇંચનો પહોળો હાંસિયો રખાય છે. (ડાબી બાજુ કાણાં પાડીને ફાઈલિંગ કરવાનું હોવાથી વધુ જગ્યા છોડવી અનુકૂળ રહે છે.)
ઉપર અને નીચેનો હાંસિયો : નીચેની તરફ ૧ ઇંચ જગ્યા છોડાય છે, જ્યારે ઉપરની તરફ ૧.૫ ઇંચ જગ્યા છોડવામાં આવે છે. (કેટલાક પત્રલેખકો ઉપર અને નીચે બંને તરફ સરખી માત્રામાં જગ્યા છોડવાનું પસંદ કરે છે.)
વર્તમાન સમયમાં વાણિજ્યિક પત્રો સામાન્ય રીતે કમ્પ્યૂટર પર ટાઈપ કરીને પ્રિન્ટર દ્વારા છાપવામાં આવે છે.
અક્ષરો (Fonts) : ટાઈપિંગ સુવાચ્ય અને સાદા મરોડવાળા અક્ષરોમાં હોવું જોઈએ, જેથી વાંચવામાં સરળતા રહે.
લાઇન સ્પેસિંગ (Line Spacing) : બે લાઈનો વચ્ચે યોગ્ય જગ્યા છોડવાથી પત્ર આકર્ષક લાગે છે. સામાન્ય રીતે લાઈન સ્પેસિંગ 1.0, 1.15 કે 1.5 રાખવામાં આવે છે.
ટાઈપિંગમાં રાખેલી કાળજી અને સ્વચ્છતા પત્ર તથા લખાણને ભવ્યતા અને સુંદર દેખાવ પૂરો પાડે છે.