ધોરણ 11 | విષય: SPCC
મોટી સંસ્થા કે સરકારી વિભાગોમાં જ્યાં પત્રલેખનની પ્રક્રિયામાં એકથી વધુ વ્યક્તિઓ (જેમ કે પત્ર લખાવનાર અને ટાઈપ કરનાર) સામેલ હોય, ત્યારે તેમની ઓળખ રજૂ કરવા માટે ઓળખરેખાનો ઉપયોગ થાય છે.
સ્થાન : આ રેખા હસ્તાક્ષર પછી ડાબી બાજુએ હાંસિયાની નજીક લખવામાં આવે છે.
રીત : અહીં પત્ર લખાવનાર અને લખનાર (ટાઈપ કરનાર)ની ટૂંકી સહીને મહાવિરામ (:) અથવા ત્રાંસી લીટી (/) દ્વારા અલગ પાડીને લખવામાં આવે છે.
ઉદાહરણ : HDP:JRT અથવા HDP/JRT
(આના પરથી સમજી શકાય કે H. D. Pathan નામના અધિકારીએ પત્ર લખાવ્યો છે અને J. R. Tadvi નામના કર્મચારીએ તે ટાઈપ કર્યો છે.)
પત્રના મુખ્ય ભાગમાં જરૂરી બધી વિગતો પૂર્ણ કર્યા બાદ, જો પત્ર લખનાર કોઈ અગત્યની બાબત પ્રત્યે પત્રવાચકનું ખાસ ધ્યાન ખેંચવા ઈચ્છતા હોય, તો પત્રમાં સૌથી નીચે 'તા.ક.' તરીકે તે વિગત લખવામાં આવે છે.
અગત્યની તકેદારી : પત્રના મુખ્ય ભાગમાં કોઈ ભૂલી ગયેલી માહિતી ઉમેરવા માટે તા.ક. નો ઉપયોગ કરવો એ બેદરકારી દર્શાવે છે (એવા સંજોગોમાં પત્ર ફરીથી લખવો જોઈએ). તા.ક. નો ઉપયોગ માત્ર કોઈ વિશેષ બાબત પર ભાર મૂકવા જ થવો જોઈએ.
સહી : તાજા કલમ લખ્યા બાદ પત્ર લખનારે તેની નીચે પોતાની સહી/હસ્તાક્ષર અવશ્ય કરવા પડે છે
વાણિજ્યિક પત્રને કઈ રીતે મોકલવામાં આવી રહ્યો છે (જેમ કે સાદી ટપાલ, રજિસ્ટર્ડ ટપાલ, સ્પીડ પોસ્ટ કે કુરિયર દ્વારા), તેની ચોક્કસ માહિતી અને આધાર પૂરો પાડવા માટે આ સૂચના લખવામાં આવે છે.
સ્થાન : આ નોંધ પત્રની સૌથી ઉપર અથવા સૌથી નીચેના ભાગમાં દર્શાવવામાં આવે છે.
ઉદાહરણ :
રજિસ્ટર્ડ એ.ડી. ટપાલ દ્વારા (By Reg. A.D. Post)
કુરિયર દ્વારા (By Courier)
વાણિજ્યિક પત્રના માળખામાં નિયમિતપણે કે ફરજિયાતપણે સમાવાતા ૭ કાયમી ભાગો (Regular Parts) નીચે મુજબ છે:
શીર્ષક (Heading / Letterhead)
પત્રની તારીખ (Date)
આંતરિક સરનામું (Inside Address)
સંબોધન (Salutation)
પત્રનો મુખ્ય ભાગ (Body of the Letter)
(i) પ્રારંભિક ફકરો
(ii) મધ્ય ફકરો
(iii) અંતિમ ફકરો
શુભેચ્છાદર્શક સમાપન (Complimentary Close)
સહી / હસ્તાક્ષર (Signature)
વાણિજ્યિક પત્રમાં તારીખ લખવાની મુખ્ય બે પદ્ધતિઓ છે:
અમેરિકન પદ્ધતિ :
આ પદ્ધતિમાં Cardinal Numbers વાપરવામાં આવે છે.
સૌથી પહેલાં મહિનાનું નામ, પછી તારીખ, ત્યારબાદ અલ્પવિરામ (,) અને પછી વર્ષ લખાય છે.
ઉદાહરણ : January 10, 2016 (જાન્યુઆરી 10, 2016)
બ્રિટિશ પદ્ધતિ :
આ પદ્ધતિમાં Ordinal Numbers વાપરવામાં આવે છે.
સૌથી પહેલાં તારીખ અને તેની પાછળ 'st, nd, rd, th' (ગુજરાતીમાં 'મી, જી, લી'), ત્યારબાદ મહિનાનું નામ, અલ્પવિરામ (,) અને પછી વર્ષ લખાય છે.
ઉદાહરણ : 10th January, 2016 (10મી જાન્યુઆરી, 2016)
(નોંધ: મહિનાનું નામ આખું લખવું અને વર્ષ સંપૂર્ણ ૪ આંકડામાં દર્શાવવું જરૂરી છે; ટૂંકા અક્ષરો કે માત્ર આંકડાકીય સ્વરૂપ જેમ કે 22/1/2016 વાપરવું અયોગ્ય ગણાય.)
પત્ર જ્યારે કોઈ સંસ્થા કે પેઢીના સરનામે મોકલવામાં આવ્યો હોય, પરંતુ તે પત્ર જે-તે સંસ્થાની કોઈ ચોક્કસ વ્યક્તિ જ વાંચે અને તેના પર ત્વરિત કાર્યવાહી કરે એવું ઇચ્છિત હોય ત્યારે ધ્યાનાકર્ષક રેખા (Attention Line) વાપરવામાં આવે છે.
સ્થાન : ધ્યાનાકર્ષક રેખાનું સ્થાન આંતરિક સરનામું અને સંબોધન વચ્ચે હોય છે.
(નોંધ: જો આંતરિક સરનામામાં જ વ્યક્તિના નામનો ઉલ્લેખ થઈ ગયો હોય તો આ રેખાની જરૂર રહેતી નથી.)
ઉદાહરણ :
ગુજરાતીમાં :
મૅનેજરશ્રી, અનંત ટ્રેડિંગ કંપની, અમદાવાદ.
શ્રી અમરેન્દ્ર પારઘીના ધ્યાનાર્થે...
શ્રીમાન,
અંગ્રેજીમાં :
For the attention of Shri Amarendra Parghi
અથવા
Attention: Shri Amarendra Parghi
બીજા વતી સહીનો અધિકાર (per pro / power of attorney) નો ઉદ્દેશ :
કામગીરીનું સાતત્ય : જ્યારે સંસ્થા કે પેઢીમાં ઉચ્ચ હોદ્દો ધરાવતી વ્યક્તિ કોઈ ચોક્કસ સમય માટે ગેરહાજર રહેવાની હોય, ત્યારે સંસ્થાનો રોજિંદો વહીવટ અને વાણિજ્યિક પત્રવ્યવહાર અટકી ન પડે તે મુખ્ય ઉદ્દેશ છે.
વહીવટી સરળતા : કાયદાકીય મુખત્યારનામા (Power of Attorney) દ્વારા અધિકૃત વ્યક્તિને અન્ય અધિકારી કે વડા વતી સહી કરવાનો કાયદાકીય હક આપવામાં આવે છે.
સત્તાની વહેંચણી : જુદા જુદા વિભાગીય વડાઓ પોતાના કામના ભારણને પહોંચી વળવા પોતાના તાબેદાર અધિકારીઓને પોતાના વતી પત્રો પર સહી કરવાની અધિકૃત સત્તા આપે છે.