ધોરણ 11 | విષય: SPCC
ચેમ્બર ઑફ કૉમર્સ (અથવા ફિક્કી - FICCI).
સેક્રેટરીની વ્યાખ્યાઓ પરથી નીચે મુજબનાં લક્ષણો તારવી શકાય:
યોગ્ય લાયકાત: સેક્રેટરી યોગ્ય શૈક્ષણિક અને વ્યવસાયિક લાયકાત ધરાવતો હોવો જોઈએ.
રહસ્યોની જાળવણી: જેના વતી કાર્ય કરે છે તેની અંગત બાબતો અને રહસ્યો તે જાણે છે અને તેને ગુપ્ત રાખે છે.
સોંપાયેલા કાર્યો: તેને સંચાલક મંડળ કે માલિક દ્વારા જે પણ કાર્ય સોંપવામાં આવે છે, તે તેટલી જ નિષ્ઠાથી કરે છે.
સત્તા: સેક્રેટરીની પોતાની કોઈ સ્વયંભૂ સત્તા હોતી નથી, પરંતુ તેને જરૂરિયાત મુજબ સત્તા આપવામાં આવે છે.
દસ્તાવેજો અને પત્રવ્યવહાર: તે દસ્તાવેજો ઘડવામાં, કરારો કરવામાં મદદરૂપ થાય છે, માલિક વતી પત્રવ્યવહાર કરે છે અને તે યોગ્ય રીતે સાચવે છે.
જીવંત વ્યક્તિ: સેક્રેટરી તરીકે માત્ર જીવંત વ્યક્તિની જ નિમણૂક થઈ શકે છે.
ખાનગી સેક્રેટરીનાં મુખ્ય કાર્યો નીચે મુજબ છે:
પોતાના ઉપરી વતી ટેલિફોનના જવાબો આપવા અને પત્રવ્યવહાર કરવો.
ઉપરીની દૈનિક કામગીરી સંભાળવી.
મુલાકાતો અને વિવિધ કાર્યક્રમો ગોઠવવા.
નક્કી થયેલા કાર્યક્રમો અને મુલાકાતોની સમયસર યાદ અપાવવી.
સંચાલક મંડળની સૂચના મુજબ સામાન્ય સેક્રેટરી નીચે મુજબના કાર્યો કરે છે:
કંપની વતી પત્રવ્યવહાર કરવો.
સંચાલકોના આદેશાનુસાર શૅર અને ડિબેન્ચર બહાર પાડવા.
શૅર વહેંચણી, જપ્તી અને શૅર ફેરબદલીના કાર્યો કરવા.
સભ્યોને સભા અંગેની નોટિસ આપવી, એજન્ડા (કાર્યસૂચિ) તૈયાર કરવો અને સભાની મિનિટ્સ (સભાનોંધ) તૈયાર કરી રાખવી.
કંપનીધારા મુજબ જરૂરી પત્રકો અને દસ્તાવેજો તૈયાર કરી કંપની રજિસ્ટ્રાર સમક્ષ નોંધાવવા.
ડિવિડન્ડની વહેંચણી કરવી.
વહીવટી સેક્રેટરીનાં મુખ્ય કાર્યો નીચે મુજબ છે:
કંપની માટે યોગ્ય કર્મચારીઓની પસંદગી અને નિમણૂક કરવી.
કંપની વતી અન્ય પક્ષકારો સાથે વાટાઘાટો કરવી અને કરારો કરવા.
કંપનીના હિસાબો ઉપર દેખરેખ રાખવી.
સંચાલક મંડળને કંપનીની નીતિઓ અને કાર્યક્રમો ઘડવા માટે ઉપયોગી સલાહ-સૂચનો અને માર્ગદર્શન આપવું.
કંપનીનાં વિવિધ ખાતાંઓ ઉપર દેખરેખ રાખવી.
દેશનો વહીવટ ચલાવવા માટે પ્રધાનમંડળની રચના થાય છે. જે-તે ખાતું પ્રધાન સંભાળે છે, અને તે ખાતાનો વહીવટ ચલાવવા માટે સરકાર દ્વારા જે સનદી (IAS) અધિકારીની નિમણૂક કરવામાં આવે છે, તેને 'વિભાગીય સેક્રેટરી' કહે છે.
કાર્ય: તેમનું મુખ્ય કાર્ય જે-તે વિભાગનું કાર્ય સરકારના નીતિઘડતર મુજબ ચાલે છે કે નહીં તે જોવાનું અને વિભાગનું સંચાલન નિષ્ઠાપૂર્વક, પ્રામાણિકપણે અને કાયદાકીય રીતે કરવાનું હોય છે (દા.ત., શિક્ષણ વિભાગના સેક્રેટરી).
મંડળના સેક્રેટરીમાં નીચે મુજબના વિવિધ સેક્રેટરીઓનો સમાવેશ થાય છે:
વિદ્યાર્થી મંડળના સેક્રેટરી (જেনারেল સેક્રેટરી - જી.એસ.)
ક્લબના સેક્રેટરી (જેમ કે સ્પોર્ટ્સ ક્લબ, બી.સી.સી.આઈ.)
શૈક્ષણિક સંસ્થાના સેક્રેટરી
મજૂર મંડળના સેક્રેટરી (જેમ કે INTUC, ITUC)
વેપારી મંડળના સેક્રેટરી (જેમ કે ચેમ્બર ઑફ કૉમર્સ, ફિક્કી)
સહકારી મંડળીના સેક્રેટરી (જેમ કે હાઉસિંગ સોસાયટી, સ્ટાફ ક્રેડિટ સોસાયટી)
સેક્રેટરીનો ઇતિહાસ ખૂબ જૂનો છે. સેક્રેટરી શબ્દ મૂળ લૅટિન શબ્દ 'સેક્રેટરિયસ' (Secretarious) માંથી ઊતરી આવ્યો છે, જેનો અર્થ ગુપ્ત રહસ્યોની જાળવણી કરનાર એવો થાય છે.
પ્રાચીન સમયમાં રાજા-મહારાજાઓ અને શ્રેષ્ઠીઓ પોતાના અંગત પત્રવ્યવહાર અને વહીવટ માટે મંત્રીઓ રાખતા હતા. ઉદાહરણ તરીકે, રાજા દશરથના મંત્રી સુમંત, ધૃતરાષ્ટ્રના મંત્રી વિદુર અને મોગલ સામ્રાજ્યમાં મંત્રીઓને 'વજીર' કહેવાતા જેમાં બિરબલ અને અબુલ-ફજલ જાણીતા હતા. પ્રાચીન રોમન સામ્રાજ્યમાં રાજાઓ વતી લખાણ કરનાર 'સ્ક્રીબા' (Scriba)ઓ હતા.
સમય જતાં વાણિજ્યનો વિકાસ થયો, ઔદ્યોગિક ક્રાંતિ આવી અને કંપની સ્વરૂપો અસ્તિત્વમાં આવ્યા. વૈયક્તિક માલિકીથી શરૂ થયેલ વેપાર વિરાટકાય બહુરાષ્ટ્રીય કંપનીઓમાં ફેરવાયો. આ વિશાળ કંપનીઓમાં શૅરહોલ્ડરો દૂર-દૂર પથરાયેલા હોવાથી તેઓ રોજબરોજનું સંચાલન કરી શકતા નથી. તેથી સંચાલક મંડળ દ્વારા કાયદેસરની લાયકાત ધરાવતા સેક્રેટરીની નિમણૂક કરવાની અનિવાર્યતા ઊભી થઈ. આમ, સમયના પરિવર્તન સાથે સેક્રેટરી પ્રથાનો વ્યાપ અને વિકાસ સતત વધતો ગયો છે
આધુનિક વાણિજ્ય જગતમાં કંપની સ્વરૂપમાં સેક્રેટરીનું સ્થાન અત્યંત મહત્વનું અને અનિવાર્ય બન્યું છે, જેના મુખ્ય કારણો નીચે મુજબ છે:
કૃત્રિમ વ્યક્તિત્વ: કાયદાની દૃષ્ટિએ કંપની એક કૃત્રિમ વ્યક્તિત્વ ધરાવતી વ્યક્તિ છે. તે જીવંત વ્યક્તિ ન હોવાથી જાતે બોલી કે લખી શકતી નથી. કંપનીના તમામ કાનૂની કાર્યો, કરારો અને દસ્તાવેજો તૈયાર કરવામાં સેક્રેટરી મહત્વની ભૂમિકા ભજવે છે.
માલિકો અને સંચાલકો વચ્ચે અંતર: કંપનીના ખરા માલિકો શૅરહોલ્ડરો છે જે દેશભરમાં દૂર-દૂર ફેલાયેલા હોય છે. તેઓ સીધું સંચાલન કરી શકતા નથી. સંચાલક મંડળ કંપનીનું સંચાલન કરે છે, પરંતુ રોજબરોજના વહીવટ માટે સેક્રેટરી અનિવાર્ય છે.
કડીરૂપ કાર્ય: કંપની સેક્રેટરી સંચાલક મંડળ અને શૅરહોલ્ડરો, કર્મચારીઓ તેમજ સરકારી અધિકારીઓ વચ્ચે કડીરૂપ (સેતુરૂપ) બને છે.
કાદાકીય જ્ઞાન અને પાલન: નવા કંપનીધારા ૨૦૧૩ મુજબ નિશ્ચિત મૂડીવાળી કંપનીમાં સેક્રેટરીની નિમણૂક ફરજિયાત છે. સંચાલકો બધા ધારાકીય નિયમોથી પરિચિત હોતા નથી, ત્યારે સેક્રેટરી કંપનીનો વહીવટ તમામ કાયદાકીય જોગવાઈઓ અને નીતિનિયમો અનુસાર કુશળતાપૂર્વક ચલાવે છે.
દફ્તર અને દસ્તાવેજ સંચાલન: શૅર બહાર પાડવા, શૅર જપ્તી, ડિવિડન્ડ વહેંચણી, સભાની મિનિટ્સ તૈયાર કરવી અને કાનૂની પત્રકો રજૂ કરવા જેવા અગત્યના કાર્યો સેક્રેટરી સફળતાપૂર્વક પાર પાડે છે.
અર્થ: સેક્રેટરી શબ્દ ગુજરાતી ભાષામાં અંગ્રેજીમાંથી લેવામાં આવ્યો છે. સામાન્ય રીતે આપણે સેક્રેટરીના બદલે 'મંત્રી' શબ્દનો ઉપયોગ કરીએ છીએ. મંત્રી એટલે અંગત મદદનીશ કે સચિવ. આ શબ્દ લૅટિન શબ્દ 'સેક્રેટરિયસ' પરથી આવ્યો છે, જેનો અર્થ ગુપ્ત રહસ્યોની જાળવણી કરનાર અને પત્રવ્યવહાર કરનાર એવો થાય છે.
વ્યાખ્યાઓ:
સામાન્ય અર્થ મુજબ: “સેક્રેટરી એટલે એવી વ્યક્તિ કે જે અન્ય વ્યક્તિ, મંડળી, કૉર્પોરેશન કે જાહેર સંસ્થા વતી ખાનગી રહસ્યોની જાળવણી કરે, પત્રવ્યવહાર કરે તેમજ દસ્તાવેજો, કરાર અને દફ્તરરેકોર્ડ સંભાળે છે. તે ઉપરાંત તેને સોંપવામાં આવેલાં કાર્ય કરે છે.”
ઑક્સફર્ડ ડિક્સનરી મુજબ: “સેક્રેટરી એટલે એવી વ્યક્તિ કે જે અન્ય વ્યક્તિ વતી લખવાનું કામ કરે. મહદંશે અન્ય વ્યક્તિઓ, મંડળીઓ, કૉર્પોરેશન કે જાહેર સંસ્થાઓ માટે પત્રવ્યવહાર કરવા, માહિતી રાખવી કે વિવિધ પ્રકારના ધંધાકીય વ્યવહારો કરવા માટે તેની નિમણૂક કરવામાં આવે છે.”
કંપનીધારા મુજબ: “કાયદેસરની લાયકાત ધરાવનાર વ્યક્તિ કે જે કાયદા મુજબ વહીવટી ફરજો અને અન્ય મંત્રીય ફરજો બજાવવા માટે નિમવામાં આવેલ હોય.”
સમાજની બદલાતી જરૂરિયાતો અને વાણિજ્યના વિકાસ સાથે સેક્રેટરીના વિવિધ પ્રકારો જોવા મળે છે, જે નીચે મુજબ છે:
ખાનગી સેક્રેટરી (Private Secretary): આને પી.એ. (પર્સનલ આસિસ્ટન્ટ) કે અંગત સચિવ પણ કહે છે. નેતાઓ, અભિનેતાઓ, ઉદ્યોગપતિઓ અને ડૉક્ટર-વકીલ જેવા વ્યવસાયીઓ પોતાના રોજબરોજના કાર્યક્રમો ગોઠવવા અને પત્રવ્યવહાર માટે આ સેક્રેટરી રાખે છે.
રાજકીય સેક્રેટરી (Ministerial Secretary): લોકશાહી દેશોમાં ચૂંટાયેલા પ્રમુખ વિવિધ ખાતાંઓનું ધ્યાન રાખવા માટે ખાતાવાર વ્યક્તિની નિમણૂક કરે છે, જે આ નામે ઓળખાય છે.
કંપની સેક્રેટરી (Company Secretary): નવા કંપનીધારા ૨૦૧૩ મુજબ કૃત્રિમ વ્યક્તિત્વ ધરાવતી કંપનીમાં રોજબરોજનું સંચાલન કરવા માટે સંચાલક મંડળ દ્વારા આ સેક્રેટરીની નિમણૂક કરવામાં આવે છે. તેના બે પ્રકાર છે: (અ) સામાન્ય સેક્રેટરી અને (બ) વહીવટી સેક્રેટરી.
રાજદૂત કાર્યાલયનો સેક્રેટરી (Secretary of Embassy): દરેક દેશ બીજા દેશમાં પોતાના દેશના હિતોનું રક્ષણ કરવા અને દૃષ્ટિબિંદુ સમજાવવા રાજદૂતોની સાથે આવા સેક્રેટરીની નિમણૂક કરે છે.
વિભાગીય સેક્રેટરી (Departmental Secretary): સરકારી વિભાગોનો વહીવટ નીતિઘડતર મુજબ ચલાવવા માટે સરકાર દ્વારા જે સનદી (IAS) અધિકારીની નિમણૂક કરવામાં આવે છે (દા.ત., ગૃહ વિભાગના સેક્રેટરી).
મંડળના સેક્રેટરી (Association/Union Secretary): સામાજિક, આર્થિક અને સાંસ્કૃતિક પ્રવૃત્તિઓ માટે રચાયેલા મંડળોનું સંચાલન કરવા માટે આ સેક્રેટરી હોય છે. જેમાં વિદ્યાર્થી મંડળ (જી.એસ.), ક્લબના સેક્રેટરી, શૈક્ષણિક સંસ્થાના સેક્રેટરી, મજૂર મંડળના સેક્રેટરી, વેપારી મંડળના સેક્રેટરી અને સહકારી મંડળીના સેક્રેટરીનો સમાવેશ થાય છે.