ધોરણ 12 | విષય: Manovigan
બહુવિધ અને જટિલ કાર્યો કરતી સંસ્થાઓમાં સમચોરસીય (Matrix) સંરચના જોવા મળે છે.
ઉદાહરણ: કૉલેજ કે યુનિવર્સિટી, જ્યાં વહીવટી, હિસાબી અને શૈક્ષણિક વિભાગો હોય છે.
લક્ષણ: આમાં કર્મચારીની બેવડી જવાબદારી હોય છે – એક પોતાના વિષય/અધ્યાપન કાર્ય તરફ અને બીજી પોતાના વિભાગ તરફ (દા.ત. મનોવિજ્ઞાનના અધ્યાપક આચાર્યશ્રી તેમજ મનોવિજ્ઞાન વિભાગના અધ્યક્ષ બંનેને જવાબદાર હોય છે).
લાભ/મર્યાદા: આ માળખું તજજ્ઞોનો શ્રેષ્ઠ ઉપયોગ કરવામાં સફળ નીવડે છે, પરંતુ ક્યારેક સત્તા બાબતે સંઘર્ષ કે વિખવાદ સર્જી શકે છે.
બહુવિધ અને જટિલ કાર્યો કરતી સંસ્થાઓમાં સમચોરસીય (Matrix) સંરચના જોવા મળે છે.
ઉદાહરણ: કૉલેજ કે યુનિવર્સિટી, જ્યાં વહીવટી, હિસાબી અને શૈક્ષણિક વિભાગો હોય છે.
લક્ષણ: આમાં કર્મચારીની બેવડી જવાબદારી હોય છે – એક પોતાના વિષય/અધ્યાપન કાર્ય તરફ અને બીજી પોતાના વિભાગ તરફ (દા.ત. મનોવિજ્ઞાનના અધ્યાપક આચાર્યશ્રી તેમજ મનોવિજ્ઞાન વિભાગના અધ્યક્ષ બંનેને જવાબદાર હોય છે).
લાભ/મર્યાદા: આ માળખું તજજ્ઞોનો શ્રેષ્ઠ ઉપયોગ કરવામાં સફળ નીવડે છે, પરંતુ ક્યારેક સત્તા બાબતે સંઘર્ષ કે વિખવાદ સર્જી શકે છે.
વ્યવસ્થાપકોનાં ૫ મૂળભૂત કાર્યો છે: (૧) આયોજન, (૨) સંગઠન, (૩) ભરતી/નિયુક્તિ, (૪) આગેવાની/નેતૃત્વ, (૫) નિયંત્રણ.
(૧) આયોજન: સંસ્થાના ધ્યેયો વ્યાખ્યાયિત કરવા, તે ધ્યેયપ્રાપ્તિ માટેના માર્ગો નક્કી કરવા અને કર્મચારીઓની પ્રવૃત્તિઓને સાંકળતી વિસ્તૃત યોજના ઘડવી.
(૨) નિયંત્રણ: નક્કી કરેલી યોજના મુજબ કાર્ય થાય છે કે નહીં તેનું મૂલ્યાંકન કરવું, સરખામણી કરવી અને જરૂર જણાયે સુધારાત્મક માર્ગદર્શન પૂરું પાડી પુરસ્કાર કે શિક્ષા દ્વારા નિયમન કરવું.
વ્યવસ્થાપકે સંસ્થામાં નિર્ણાયક તરીકે કામ કરવાનું હોય છે. જેમાં:
સંસ્થાની કાર્યશૈલી સુધરે તેવા શ્રેષ્ઠ વિકલ્પો પસંદ કરવા અને નવા વિચારોની પહેલ કરવી (સાહસિક ભૂમિકા).
સંસ્થા સામે આવતી સમસ્યાઓ અને વિક્ષેપો નિવારવા સુધારક નિર્ણયો લેવા.
સંસાધનો અને કાર્યોની ફાળવણી કરવી તથા વાટાઘાટો કરી ઉકેલ લાવવો.
વ્યવસ્થાપકે સંસ્થાના કર્મચારીઓ અને બહારના લોકો સાથે સંબંધો જાળવવા આ ભૂમિકા ભજવવી પડે છે:
સંસ્થાના વડા તરીકે વિધિસરની ભૂમિકા ભજવવી.
કર્મચારીઓને નેતૃત્વ પૂરું પાડવું, તેમને પ્રેરિત કરવા, તાલીમ આપવી અને શિસ્ત જાળવવી.
સંસ્થાના આંતરિક અને બાહ્ય સભ્યો વચ્ચે સંપર્કસૂત્ર (Liaison) તરીકે કામ કરી પ્રત્યાયન સાધવું.
અરજીપત્રક કે મુલાકાત દ્વારા ન મેળવી શકાય તેવી ઉમેદવારની બુદ્ધિ, તર્કશક્તિ, મનોવલણો, અભિયોગ્યતા, સર્જનાત્મકતા, કાર્યનિષ્ઠા અને નૈતિક મૂલ્યો ચકાસવા લેખિત કસોટીઓ લેવાય છે.
આ કસોટીઓ વસ્તુલક્ષી અને પરિમાણાત્મક માપન પૂરું પાડે છે.
કસોટીઓ પ્રમાણિત, માનાંકયુક્ત, યથાર્થ અને વિશ્વસનીય હોવી જરૂરી છે.
વ્યવસ્થાપક એ સંસ્થાનું શીર્ષ નેતૃત્વ છે. તેમના મુખ્ય ૫ કાર્યો નીચે મુજબ વિગતવાર વર્ણવી શકાય:
આયોજન (Planning): સંસ્થાના લક્ષ્યો નક્કી કરવા, ધ્યેયપ્રાપ્તિના માર્ગો વિચારવા અને કર્મચારીઓની પ્રવૃત્તિઓનું આયોજન કરવું.
સંગઠન (Organizing): કર્મચારીઓની ભૂમિકાઓ, કાર્યોનું વર્ગીકરણ અને કોણ કોને જવાબદાર રહેશે તે માળખું સ્પષ્ટ કરવું.
ભરતી/નિયુક્તિ (Staffing): યોગ્ય કાર્ય માટે યોગ્ય વ્યક્તિની પસંદગી કરવી, કાર્યવિશ્લેષણ કરવું અને તાલીમ આપવી.
આગેવાની/નેતૃત્વ (Leading): લોકોને પ્રેરિત કરવા, દિશાસૂચન આપવું, અસરકારક પ્રત્યાયન ગોઠવવું અને સંઘર્ષોનું નિવારણ કરવું.
નિયંત્રણ (Controlling): કાર્યોનું મૂલ્યાંકન, તુલના અને નિયમન કરી અપેક્ષિત સ્તરનું કામ લેવું તથા પુરસ્કાર/શિક્ષાની નીતિ અપનાવવી.
વ્યવસ્થાપકોએ ભજવવાની ભૂમિકાઓને મુખ્ય ૩ વર્ગોમાં વહેંચવામાં આવે છે:
આંતરવૈયક્તિક ભૂમિકા: કર્મચારીઓ અને બાહ્ય સભ્યો સાથે પ્રત્યાયન રાખવું, નેતૃત્વ પૂરું પાડવું, પસંદગી, તાલીમ, પ્રેરણા અને શિસ્ત પાલન કરાવવું.
માહિતી સંબંધિત ભૂમિકા: સંસ્થાના કાર્યોની માહિતી એકત્ર કરવી, પૃથક્કરણ કરવું અને સંસ્થાના પ્રવક્તા (Spokesperson) તરીકે બહાર માહિતીનું પ્રસારણ કરવું.
નિર્ણય સંબંધિત ભૂમિકા: નવી યોજનાઓની પહેલ કરવી (સાહસિક), સમસ્યા નિવારણમાં સુધારક નિર્ણયો લેવા, સંસાધનોની ફાળવણી કરવી અને વાટાઘાટો કરી સંઘર્ષો ઉકેલવા.
સંસ્થાના મુખ્ય ૬ કાર્યો છે:
કાર્ય વિશિષ્ટીકરણ: કાર્યોના તબક્કા પાડી ચોક્કસ કર્મચારી દ્વારા કામ કરાવવું જેથી નિષ્ણાતતા વધે.
ખાતાવિભાજન: સમાન સ્વરૂપના કાર્યોનું વિભાગોમાં (જેમ કે વહીવટ, હિસાબ) સમૂહીકરણ કરવું.
આદેશ શૃંખલા: સંસ્થામાં અધિકાર અને આદેશના એકત્વનો નિયમ જાળવી રિપોર્ટિંગ લાઇન સ્પષ્ટ કરવી.
નિયંત્રણ-વિસ્તાર: એક વ્યવસ્થાપકની નીચે અસરકારક રીતે કામ કરી શકે તેટલા કર્મચારીઓની સંખ્યા નક્કી કરવી.
કેન્દ્રીકરણ-વિકેન્દ્રીકરણ: નિર્ણય લેવાની સત્તાનું વિતરણ નક્કી કરવું.
ઔપચારીકરણ: નિયમો અને ચોક્કસ પદ્ધતિઓના માળખામાં રહીને કાર્ય કરાવવું.
તાલીમ (Training): તાલીમથી વ્યક્તિની ક્ષમતાઓનો વિકાસ થાય છે, બગાડ અટકે છે, અકસ્માતો ઘટે છે અને ઉત્પાદન વધે છે. ગિશેલી અને બ્રાઉનના મતે સંસ્થા અને કર્મચારી બંનેની જરૂરિયાતો ધ્યાને રાખી પ્રવચન, ચર્ચા, ભૂમિકા ભજવણી વગેરે પદ્ધતિઓથી તાલીમ આપવી જોઈએ.
કર્તૃત્વ મૂલ્યાંકન (Performance Appraisal): તાલીમ અને કાર્યની અસરકારકતા ચકાસવા સમયાંતરે કર્મચારીઓની કાર્યશૈલીનું મૂલ્યાંકન કરવું જરૂરી છે. આ મૂલ્યાંકન સંપૂર્ણ વસ્તુલક્ષી, તટસ્થ અને પક્ષપાત રહિત હોવું જોઈએ. ઉત્કૃષ્ટ કાર્ય કરનારને એવોર્ડ કે સન્માનપત્ર આપી બિરદાવવા જોઈએ.
વેચાણ (Marketing): આધુનિક દ્રષ્ટિકોણ મુજબ વેચાણ એ ગ્રાહકની જરૂરિયાતો, ઈચ્છાઓ અને પસંદગીઓને ઓળખી તેને સંતોષવાની પ્રક્રિયા છે. સારા વિક્રેતામાં વ્યક્તિત્વ, પરિશ્રમ, આત્મવિશ્વાસ, ઈમાનદારી, વસ્તુજ્ઞાન અને મૃદુભાષા જેવા ગુણો હોવા જોઈએ.
વિજ્ઞાપન (Advertisement): ઉત્પાદિત વસ્તુ કે સેવાનો ઉપયોગ અન્યની તુલનામાં વધે તે માટે જાહેર જનતાને માહિતી આપવી તે વિજ્ઞાપન છે. તેમાં 'શું કહેવું, કેવી રીતે કહેવું, ક્યારે/કોના દ્વારા કહેવું' જેવા પરિબળો મહત્વના છે. માધ્યમો જેવા કે વર્તમાનપત્રો, ટીવી, રેડિયો, ઈન્ટરનેટ અને સોશિયલ મીડિયા દ્વારા વિજ્ઞાપન અસરકારક બનાવી શકાય છે.