ધોરણ 12 | విષય: SPCC
સભા નોટિસના મુખ્ય હેતુઓ નીચે મુજબ છે:
સભા અંગેની પ્રાથમિક અને સચોટ માહિતી સભ્યો સુધી પહોંચાડવા માટે.
નોટિસના આધારે સભ્યો સભામાં હાજર રહેવું કે નહીં તેનો નિર્ણય લઈ શકે.
સભા અંગેની કાર્યસૂચિ (એજન્ડા) અગાઉથી પૂરી પાડવા માટે.
સભામાં રજૂ થનારા ઠરાવની તરફેણ કે વિરુદ્ધમાં મત આપવો તે અંગે સભ્ય માનસિક રીતે તૈયાર થઈ શકે.
સભ્યને સભાની તૈયારી કરવા માટે પૂરતો સમય આપવા માટે.
કંપનીએ તેની દરેક સભાની નોટિસમાં નીચેની વિગતો દર્શાવવી અનિવાર્ય છે:
સભાની તારીખ અને દિવસ.
સભાનું ચોક્કસ સ્થળ (રજિસ્ટર્ડ ઑફિસ કે અન્ય નિર્ધારિત સ્થળ).
સભાનો સમય (કયા સમયે સભા શરૂ થશે).
સભામાં કરવાના કામકાજ અંગેની વિસ્તૃત કાર્યસૂચિ (એજન્ડા).
સભાની નોટિસ નીચે મુજબની વ્યક્તિઓને મોકલવામાં આવે છે:
કંપનીના સભામાં હાજર રહેવા હકદાર દરેક સભ્યને તેમજ મૃત્યુ કે નાદાર પામેલ સભ્યના કાનૂની પ્રતિનિધિને.
કંપનીના ઑડિટર્સને, ગૌણ કંપનીના દરેક ડિરેક્ટર અને ઑડિટર્સને.
આવી નોટિસ મેળવવા કાયદેસર રીતે હકદાર કોઈ પણ અન્ય વ્યક્તિને.
સંયુક્ત નામથી શૅર ધરાવતા હોય તેવા કિસ્સામાં સભ્યપત્રકમાં જેનું નામ પ્રથમ ક્રમે હોય તેને.
કંપની પોતાના નિયમનપત્રમાં યોગ્ય જોગવાઈ કરીને નીચેના સંજોગોમાં સભ્યના મતાધિકાર પર નિયંત્રણ મૂકી શકે છે:
કંપનીના સભ્યના નામે નોંધાયેલા શૅરની બાબતમાં જો તેણે શૅરના બાકી હપતાના નાણાં કંપનીને ભરપાઈ કર્યા ન હોય.
કંપની તે સભ્યના શૅર ઉપર પોતાનો ગ્રહણાધિકાર (Lien) ધરાવતી હોય ત્યારે મતાધિકાર અટકાવી શકાય છે.
સભાનોંધ (Minutes) માં નીચેની વિગતોનો સમાવેશ થાય છે:
સભાની તારીખ, સમય, પ્રકાર અને સ્થળ.
સભામાં હાજર રહેલા ડિરેક્ટર્સ અથવા સભ્યોના નામ અને તેમના હોદ્દાઓ.
કોઈ અધિકારીની સભામાં થયેલ નિમણૂકની વિશેષ વિગતો.
સભા કાર્યવાહીની યોગ્ય માહિતી, જેવા કે રજૂ થયેલા પ્રસ્તાવો, તેને ટેકો આપનાર વ્યક્તિ અને ચર્ચાને અંતે થયેલા ઠરાવની સંક્ષિપ્ત વિગત.
સભામાં જે ઠરાવો થયા હોય તેનો વિરોધ કરનાર સભ્યોના નામ.
ભારતીય કંપની ધારા અનુસાર કંપનીની સભામાં પસાર થતા ઠરાવોના મુખ્ય ત્રણ પ્રકારો છે:
સામાન્ય ઠરાવ (Ordinary Resolution)
ખાસ ઠરાવ (Special Resolution)
સંચાલક મંડળની સભાના ઠરાવો (Board Meeting Resolutions)
કૃત્રિમ વ્યક્તિ અને સંચાલન: કંપની એ કાયદા દ્વારા અસ્તિત્વ ધરાવતી કૃત્રિમ વ્યક્તિ છે અને તેનું સંચાલન લોકશાહી પદ્ધતિથી ચાલે છે. કંપનીની સુચારુ કામગીરી માટેના તમામ નિર્ણયો કરવાની સત્તા મૂળ શૅરધારકો પાસે હોય છે.
ડિરેક્ટરોની નિમણૂક: કંપનીના તમામ સભ્યો રોજબરોજની વહીવટી કામગીરી માટે હાજર રહી શકતા નથી, તેથી તેઓ કંપનીનું સંચાલન કરવા માટે બહુમતીથી ડિરેક્ટરોને ચૂંટીને નિયુક્ત કરે છે.
સભાઓનું મહત્વ: નવી સ્થપાયેલ કંપનીએ પ્રથમ સામાન્ય સભા, ડિબેંચરધારકોની સભા તેમજ કંપની વિસર્જન સમયે જરૂરી સભાઓ બોલાવવી અનિવાર્ય બને છે. આમ, કંપનીની સ્થાપનાથી લઈને વિસર્જન સુધીના રોજબરોજના, વાર્ષિક અને વ્યૂહાત્મક નિર્ણયો લેવા માટે વિવિધ સભાઓનું આયોજન ખૂબ જ મહત્વ ધરાવે છે.
કંપનીની સભાઓના મુખ્યત્વે નીચે મુજબના ત્રણ પ્રકારો છે, જેને ચાર્ટ કે યાદી દ્વારા દર્શાવી શકાય:
શૅરહોલ્ડર્સની સભાઓ (માલિકોની સભાઓ):
પ્રથમ વાર્ષિક સામાન્ય સભા (FAGM)
વાર્ષિક સામાન્ય સભા (AGM)
અસાધારણ સામાન્ય સભા (EGM)
ડિરેક્ટર્સની સભાઓ (સંચાલકોની સભાઓ):
બૉર્ડ/સંચાલકમંડળની સભા (Board Meeting)
સમિતિ સભાઓ (Committee Meetings)
ખાસ સભાઓ (વિશિષ્ટ હેતુ માટેની સભાઓ):
વર્ગ સભા (Class Meeting)
લેણદારોની સભા (Creditors Meeting)
કંપની વિસર્જન સમયની સભાઓ
શૅરહોલ્ડર્સ એ કંપનીના ખરા માલિકો છે, તેથી તેમની સભાઓ નીચે મુજબ ત્રણ પ્રકારની હોય છે:
પ્રથમ વાર્ષિક સામાન્ય સભા (FAGM): શૅર દ્વારા મર્યાદિત જાહેર કંપનીએ ધંધાનું નોંધણીનું પ્રમાણપત્ર મળ્યા પછી પ્રથમ નાણાકીય વર્ષના અંતથી 9 માસના સમયગાળા દરમિયાન આ સભા અસરમાં બોલાવવી પડે છે. ન બોલાવનાર જવાબદાર અધિકારી શિક્ષાપાત્ર બને છે.
વાર્ષિક સામાન્ય સભા (AGM): જાહેર કે ખાનગી કંપનીએ દર વર્ષે વર્ષમાં એક વખત આ સભા બોલાવવી ફરજિયાત છે. બે વાર્ષિક સામાન્ય સભાઓ વચ્ચે 15 માસથી વધુ સમયગાળો ન હોવો જોઈએ. જેમાં વાર્ષિક હિસાબો, ડિવિડન્ડની જાહેરાત, ડિરેક્ટર અને ઑડિટરની નિમણૂક જેવા કાર્યો થાય છે.
અસાધારણ સામાન્ય સભા (EGM): વાર્ષિક સામાન્ય સભા સિવાયના અચાનક ઉપસ્થિત થતા ખાસ કે અગત્યના પ્રશ્નોના ઉકેલ માટે શૅર મૂડીના 1/10 કરતાં ઓછા નહિ તેટલા સભ્યોની માગણીથી આ સભા બોલાવવામાં આવે છે.
કંપનીમાં વિશિષ્ટ કામગીરી કે ખાસ હેતુઓને ધ્યાનમાં રાખીને નીચે મુજબની ખાસ સભાઓ બોલાવવામાં આવે છે:
વર્ગ સભા (Class Meeting): કંપની જુદા જુદા પ્રકારના શૅર બહાર પાડે છે. દરેક વર્ગના શૅરહોલ્ડરોના હકો અને અધિકારોનું જતન કરવા તેમજ ડિરેક્ટરોની, ડિબેંચરહોલ્ડરોની, લેણદારોની કે બાકી હપતા ભરવા પાત્ર શૅરધારકોની સભાઓ બોલાવવામાં આવે છે જેથી દરેકના હિતો સુરક્ષિત રહે.
લેણદારોની સભા (Creditors Meeting): કંપનીના લેણદારો સાથે નાણાકીય પતાવટ કરવા કે સમાધાનની દરખાસ્ત માટે કોર્ટમાં અરજી થાય અથવા કોર્ટ આદેશ કરે ત્યારે આવી સભા બોલાવાય છે.
કંપની વિસર્જન સમયની સભાઓ: કંપનીના કાયદેસરના વિસર્જન સમયે વિસર્જન અધિકારી દ્વારા લેણદારોની સભા તથા બાકી હપતા ભરવાપાત્ર શૅરધારકોની સભા બોલાવીને જરૂરી ચર્ચા-વિચારણા બાદ આખરી નિર્ણયો લેવામાં આવે છે.
કંપનીના રોજબરોજના અને નીતિવિષયક સંચાલન માટે ડિરેક્ટર્સની સભાઓ અત્યંત મહત્વની છે. જેમાં મુખ્યત્વે બૉર્ડ ઑફ ડાયરેક્ટર્સ (BOD) ની સભા અને વિવિધ સમિતિઓની સભાઓનો સમાવેશ થાય છે.
બૉર્ડ/સંચાલકમંડળની સભા: બૉર્ડ એટલે ડિરેક્ટરોનો સામૂહિક એકમ જે કંપનીના વહીવટ પર દેખરેખ રાખે છે. કંપનીની સ્થાપના બાદ 30 દિવસમાં પ્રથમ બૉર્ડ સભા બોલાવવી પડે છે અને વર્ષમાં ઓછામાં ઓછી 4 સભાઓ બોલાવવી ફરજિયાત છે. આજના આધુનિક યુગમાં ડિરેક્ટરો વીડિયો કૉન્ફરન્સ કે ઑડિયો વિઝ્યુઅલ સાધનોથી પણ સભામાં જોડાઈ શકે છે.
સમિતિ સભાઓ: ખરીદ-વેચાણ સમિતિ, નાણાં સમિતિ, કાયદા સમિતિ વગેરે જેવી વિશિષ્ટ સમિતિઓ રચવામાં આવે છે, જે પોતે ફાળવેલ કાર્યો માટે સભા યોજી વિસ્તૃત ચર્ચા કરી કંપનીના હિતમાં યોગ્ય નિર્ણયો લે છે.
અર્થ: નોટિસ એટલે કંપનીની સભામાં હાજર રહેવા હકદાર સભ્યો માટે ડિરેક્ટર્સ કે અન્ય કોઈ સત્તાવાર વ્યક્તિ દ્વારા સભા અંગેની જાણકારી આપવા માટે કરવામાં આવતો લેખિત પરિપત્ર.
હેતુઓ:
સભા અંગેની પ્રાથમિક માહિતી અને ક્યારે, ક્યાં, ક્યારે મળવાનું છે તેની જાણકારી આપવા માટે.
નોટિસના આધારે સભ્યો સભામાં હાજર રહેવું કે નહીં તે નક્કી કરી શકે છે.
સભા અંગેની કાર્યસૂચિ (એજન્ડા) સભ્યોને અગાઉથી પૂરી પાડવા માટે.
સભ્ય સભામાં રજૂ થનારા ઠરાવની તરફેણ કે વિરુદ્ધમાં મત આપવો તે અંગે અગાઉથી યોગ્ય નિર્ણય લઈ શકે.
સભ્યને સભાની તૈયારી કરવા માટે પૂરતો સમય આપવા માટે.
સભા નોટિસ અંગે કંપની સેક્રેટરીની મુખ્ય ફરજો નીચે મુજબ છે:
સભામાં હાજર રહેવા હકદાર દરેક સભ્યને નિયમ અનુસાર 21 દિવસ પહેલાં નોટિસ મોકલી આપવી.
સભાની નોટિસનો કાયદેસરનો યોગ્ય નમૂનો તૈયાર કરવો.
વાર્ષિક સામાન્ય સભાની નોટિસ સાથે વાર્ષિક હિસાબોની નકલ, ડિરેક્ટર્સનો રિપોર્ટ, ઑડિટરનો રિપોર્ટ અને ચૅરમેનશ્રીનું નિવેદન વગેરે જરૂરી બિડાણો મોકલી આપવા.
અસામાન્ય સભાની નોટિસ સાથે વિષયને લગતું સમજૂતીદર્શક નિવેદન મોકલવું.
શૅરહોલ્ડર્સની મંજૂરી અન્વયે કરવાના કાર્યોની યાદી અને ઠરાવનો મુસદ્દો તૈયાર રાખવો.
કાર્યસૂચિ (Agenda) તૈયાર કરવા અને તેના અમલીકરણ માટે સેક્રેટરીની ફરજો નીચે મુજબ છે:
કંપનીના સંચાલકમંડળ સાથે ચર્ચા-વિચારણા કરીને સભા માટેની કાર્યસૂચિ તૈયાર કરવી.
કાર્યસૂચિ તૈયાર કરવાની પદ્ધતિ અને ક્રમ નક્કી કરવો.
સભા ચાલુ હોય તે સમય દરમિયાન કાર્યસૂચિમાં દર્શાવેલ કાર્ય અંગે થયેલ કાર્યવાહીની સાચી નોંધ કરવી.
મહત્વની બાબતો તથા કાનૂની જોગવાઈઓ અંગે સભાનું અને ચૅરમેનનું ધ્યાન દોરવું.
બેઠક વ્યવસ્થા ગોઠવવી, એજન્ડા અંગે સભ્યો દ્વારા માંગવામાં આવતી વિગતો પૂરી પાડવી અને સભાના અંતે આખરી ઠરાવો મંજૂર કરાવવા.
કંપનીની સભાનું કામકાજ કાયદેસરનું ગણવા માટે ગણસંખ્યા (કોરમ) અંગે કંપની ધારાની નીચે મુજબની જોગવાઈઓ છે:
જાહેર કંપનીની બાબતમાં: શૅરહોલ્ડરોની સંખ્યા 1000 સુધી હોય તો હાજર 5 સભ્યો, 1001 થી 5000 સુધીની સભ્યસંખ્યામાં હાજર 15 સભ્યો, અને 5001 થી વધુ સભ્યો હોય તો હાજર 30 સભ્યો ગણસંખ્યા તરીકે માની લેવામાં આવે છે.
ખાનગી કંપનીની બાબતમાં: વ્યક્તિગત રીતે હાજર રહેલા 2 સભ્યોને ગણસંખ્યા તરીકે ગણવામાં આવે છે.
ડિરેક્ટર્સની સભા: ડિરેક્ટર્સની સભા માટે કુલ સભ્યોના 1/3 અથવા બે ડિરેક્ટર્સ (બેમાંથી જે વધારે હોય તે) કાર્યસાધક સંખ્યા ગણાય છે. વીડિયો કૉન્ફરન્સથી હાજરી પણ કોરમ ગણાય છે.
મોકૂફ સભા: જો મોકૂફ રાખેલ સભામાં નિયત સમયથી 30 મિનિટમાં કાર્યસાધક સંખ્યા ન થાય, તો હાજર રહેલા સભ્યોની સંખ્યાને જ કોરમ ગણી સભા પૂર્ણ કરવામાં આવે છે.
સભાનોંધ (Minutes) તૈયાર કરવાના મુખ્ય હેતુઓ નીચે મુજબ છે:
સભામાં હાજર રહેનાર તમામ સભ્યો અને ડિરેક્ટર્સની સચોટ વિગતો મેળવવી.
સભામાં રજૂ થયેલા પ્રસ્તાવો, ચર્ચાઓ અને લેવાયેલા નિર્ણયો તેમજ ઠરાવોની સ્પષ્ટ જાણકારી મેળવવી.
ભવિષ્યમાં કોઈપણ કાનૂની વિવાદ કે વહીવટી જરૂરિયાત ઊભી થાય ત્યારે લેખિત પુરાવા તરીકે તેનો ઉપયોગ કરવો.
ચૅરમેન સ્થાનેથી રજૂ કરવામાં આવેલ મહત્વની બાબતોનો ચોક્કસ ખ્યાલ પૂરો પાડવો.
સભાનોંધ અંગેની કાયદાકીય જોગવાઈઓ નીચે મુજબ છે:
કંપની ધારા પ્રમાણે કંપનીએ દરેક પ્રકારની સભાઓની (સામાન્ય સભા, ખાસ સભા, ડિરેક્ટર્સની સભા, કમિટી સભા વગેરેની) સભાનોંધ રાખવી ફરજિયાત છે.
સભાનોંધ એ સભામાં થયેલ કાર્યો અને લેવાયેલા નિર્ણયો-ઠરાવોનો કાયદેસરનો લેખિત પુરાવો છે.
સભા પૂરી થઈ ગયા બાદ કંપની સેક્રેટરી કાર્યસૂચિ અનુસાર સભાનોંધ તૈયાર કરે છે.
સભાનોંધ પરથી સભામાં ઉપસ્થિત રહેલ સભ્યોની હાજરી તેમજ જે-તે ઠરાવનો વિરોધ કરનાર સભ્યોના નામની પણ સત્તાવાર માહિતી મળે છે.
અર્થ: નોટિસ એટલે કંપનીની સભામાં હાજર રહેવા હકદાર સભ્યો માટે ડિરેક્ટર્સ કે અન્ય કોઈ સત્તાવાર વ્યક્તિ દ્વારા સભા અંગેની જાણકારી આપવા માટે કરવામાં આવતો લેખિત પરિપત્ર.
હેતુઓ: સભા અંગેની પ્રાથમિક માહિતી આપવી, સભ્યને હાજરી અંગેનો નિર્ણય લેવામાં મદદ કરવી, એજન્ડા પૂરો પાડવો, ઠરાવની તરફેણ કે વિરુદ્ધમાં મત આપવા સભ્યને સક્ષમ બનાવવો અને પૂરતો સમય આપવો.
નોટિસની મુદ્દત: કંપનીએ કોઈ પણ પ્રકારની સભા બોલાવતા પહેલાં તેના સભ્યોને ફરજિયાતપણે 21 દિવસ અગાઉ લેખિતમાં કે ઇલેક્ટ્રોનિક માધ્યમથી નોટિસ આપવી અનિવાર્ય છે.
નોટિસની વિગતો: સભાની તારીખ અને દિવસ, સભાનું સ્થળ, સભાનો સમય અને કામકાજ અંગેની કાર્યસૂચિ (એજન્ડા) દર્શાવવી જરૂરી છે.
નોટિસ કોને, ક્યાં અને કેવી રીતે આપવી?
કોને આપવી: સભાના દરેક સભ્યને, મૃત્યુ કે નાદાર પામેલ સભ્યના કાનૂની પ્રતિનિધિને, કંપનીના ઑડિટર્સને અને સંયુક્ત શૅરના કિસ્સામાં સભ્યપત્રકમાં પ્રથમ નામ ધરાવતી વ્યક્તિને.
ક્યાં મોકલવી: કંપનીની રજિસ્ટર્ડ ઑફિસે શૅરહોલ્ડર્સના નોંધાયેલા સરનામે.
કેવી રીતે આપવી: ટપાલ દ્વારા, સ્થાનિક વર્તમાનપત્રમાં ‘જાહેર નોટિસ’ દ્વારા અથવા રૂબરૂ હાથોહાથ.
અર્થ અને મહત્વ: કંપનીની સભાના કામકાજ માટે ઓછામાં ઓછા અમુક ચોક્કસ સભ્યોની હાજરી અનિવાર્ય છે, જેથી સભાની કામગીરીને કાયદેસર ગણી શકાય. તેને ગણસંખ્યા, કાર્યસાધક સંખ્યા કે કોરમ (Quorum) તરીકે ઓળખવામાં આવે છે. દરેક સભામાં કોરમ હોવું અનિવાર્ય છે; તેના અભાવે સભાનું કામકાજ કાયદેસર ગણાતું નથી અને સભા મુલતવી રાખવી પડે છે.
કંપની ધારાની વિગતવાર જોગવાઈઓ:
જાહેર કંપનીની બાબતમાં: શૅરહોલ્ડરોની સંખ્યા 1000 સુધી હોય તો હાજર 5 સભ્યો, 1001 થી 5000 સુધીની સભ્યસંખ્યામાં હાજર 15 સભ્યો, અને 5001 થી વધુ સભ્યો હોય તો હાજર 30 સભ્યો ગણસંખ્યા તરીકે માની લેવામાં આવે છે.
ખાનગી કંપનીની બાબતમાં: વ્યક્તિગત રીતે હાજર રહેલા 2 સભ્યોને ગણસંખ્યા તરીકે ગણવામાં આવે છે.
ડિરેક્ટર્સની સભા: કુલ સભ્યોના 1/3 અથવા બે ડિરેક્ટર્સ (બેમાંથી જે વધારે હોય તે) કાર્યસાધક સંખ્યા ગણાય છે. આજના ટૅક્નૉલૉજિકલ યુગમાં વીડિયો કૉન્ફરન્સ કે ઑડિયો વિઝ્યુઅલ માધ્યમોથી ડિરેક્ટરોની હાજરીને પણ કોરમ ગણી લેવામાં આવે છે.
મોકૂફ રખાયેલ સભા: મોકૂફ રાખેલ સભા જ્યારે ફરીથી મળે અને નિયત સમયથી 30 મિનિટમાં કાર્યસાધક સંખ્યા ન થાય, તો હાજર રહેલા સભ્યોની સંખ્યાને જ કોરમ ગણી સભાની કાર્યવાહી પૂર્ણ કરવામાં આવે છે.
સભાપતિ (ચૅરમેન/ચેરપર્સન) એ સભાના વડા અને નેતા છે. સભાનું સુચારુ, શાંત અને ન્યાયી સંચાલન કરવા માટે સભાપતિમાં નીચે મુજબની લાયકાતો હોવી આવશ્યક છે:
કાયદાકીય જ્ઞાન અને સત્તાની જાણકારી: ચૅરમેનને પોતાની સત્તાઓ, ફરજો અને જવાબદારીઓની તેમજ કંપનીના નિયમનપત્ર અને કાયદાકીય જોગવાઈઓની પૂરી જાણકારી હોવી જરૂરી છે.
અનુભવ: તેમને કંપનીની સભા-સંચાલનનો વાસ્તવિક અને સારો અનુભવ હોવો જોઈએ જેથી તેઓ કટોકટીના સમયે યોગ્ય નિર્ણય લઈ શકે.
નિયમનપત્રનું જ્ઞાન: કંપનીના નિયમનપત્ર અને કાયદાકીય બાબતોથી તેઓ સંપૂર્ણ માહિતગાર હોવા જોઈએ.
સંઘર્ષ અને તણાવ સંચાલનની આવડત: સભા દરમિયાન સભ્યો વચ્ચે ઊભા થતા તણાવ, મતભેદો અને સંઘર્ષોને શાંતિથી ઉકેલવાની ઉત્તમ આવડત તેમની પાસે હોવી જોઈએ.
પ્રતિભાશાળી વ્યક્તિત્વ: તેમનું વ્યક્તિત્વ પ્રભાવશાળી, તટસ્થ અને ન્યાયી હોવું જોઈએ જેથી તમામ સભ્યો તેમનો આદર કરે.
વ્યાપક આર્થિક સમજ: તેમને અર્થકારણ, કંપનીની પ્રગતિ, વિકાસ અને વેપાર અંગેની પૂરતી માહિતી હોવી જોઈએ.
સભાપતિની સત્તાઓ:
દરેક સભ્યને સભામાં બોલવાની તક આપવાની અને મહત્વના મુદ્દાઓ પર કોને કયા ક્રમમાં રજૂઆત કરવા દેવી તેનો નિર્ણય કરવાની સત્તા.
જે વ્યક્તિને સભામાં હાજર રહેવાનો અધિકાર નથી તેવી બિનઅધિકૃત વ્યક્તિ જો હાજર રહે તો તેને સભામાંથી બહાર કાઢવાની સત્તા.
સભ્યની રજૂઆત સામે અન્ય સભ્યો વાંધો ઉઠાવે ત્યારે સત્ય શોધીને છેવટનો નિર્ણય કરવાની સત્તા.
સભામાં અયોગ્ય કે અભદ્ર ભાષાનો ઉપયોગ કરનાર સભ્યને સમજાવવાની અને ન માને તો સભામાંથી દૂર કરવાની સત્તા.
ગેરકાનૂની, અયોગ્ય કે ખોટી બાબતો રેકર્ડ પરથી દૂર કરવાની સત્તા.
સભામાં ગંભીર અવરોધ ઊભો થાય ત્યારે યોગ્ય કારણસર સભા મુલતવી રાખવાની સત્તા.
મતદાન દરમિયાન તરફેણ અને વિરુદ્ધમાં સરખા મત પડે (ટાઈ થાય) ત્યારે પોતાના નિર્ણાયક મત (Casting Vote) નો ઉપયોગ કરવાની સત્તા.
સભાપતિની ફરજો:
સભાની કાર્યવાહી શાંત અને સુચારુ વાતાવરણમાં ચાલે છે કે કેમ તે જોવાની ફરજ.
નિયમાનુસાર કોરમ (ગણસંખ્યા) છે કે નહીં તેની ખાતરી કરવાની ફરજ.
કાર્યસૂચિ પ્રમાણે ક્રમશઃ કાર્યો પૂર્ણ થાય તે જોવું.
દરેક સભ્યને તટસ્થ રીતે રજૂઆત કરવાની તક આપવી અને લઘુમતી સભ્યોનો અભિપ્રાય ધ્યાનમાં લેવો.
જરૂર જણાય ત્યારે મતદાન કરાવી, પોતાના નિર્ણાયક મતનો કાળજીપૂર્વક ઉપયોગ કરી પરિણામ જાહેર કરવું.
અર્થ: સભાનોંધ (Minutes) એ કંપનીની સભામાં થયેલા કામકાજ અને નિર્ણયો અંગેની મુદ્દાસર લેખિત સ્વરૂપમાં કરવામાં આવેલી નોંધ છે. કંપની ધારા પ્રમાણે કંપનીએ સામાન્ય સભા, ખાસ સભા, ડિરેક્ટર્સની સભા વગેરે દરેક સભાની સભાનોંધ રાખવી અનિવાર્ય છે.
લેખિત પુરાવો: સભાનોંધ એ સભામાં થયેલ કાર્યો અને લેવાયેલા નિર્ણયો તથા ઠરાવોનો સૌથી મોટો સત્તાવાર લેખિત પુરાવો છે. સભા પૂરી થયા બાદ કંપની સેક્રેટરી કાર્યસૂચિ અનુસાર સભાનોંધ તૈયાર કરે છે.
સમાવાતી વિગતો: સભાની તારીખ, સમય, પ્રકાર અને સ્થળ; હાજર રહેલા ડિરેક્ટર્સ કે સભ્યોના નામ અને હોદ્દાઓ; અધિકારીઓની નિમણૂકની વિગતો; રજૂ થયેલા પ્રસ્તાવો અને ઠરાવોની સંક્ષિપ્ત વિગત તેમજ ઠરાવનો વિરોધ કરનાર સભ્યોના નામ.
હેતુઓ: હાજર સભ્યોની વિગતો મેળવવી, પ્રસ્તાવો અને નિર્ણયોની જાણકારી રાખવી અને ભવિષ્યમાં કાનૂની કે વહીવટી બાબતો માટે લેખિત પુરાવા તરીકે તેનો ઉપયોગ કરવો.
કંપનીની સભામાં ચર્ચા-વિચારણા અંતે પ્રસ્તાવ બહુમતીથી પસાર થાય ત્યારે ઠરાવ બને છે. ઠરાવના મુખ્ય ત્રણ પ્રકારો છે:
સામાન્ય ઠરાવ (Ordinary Resolution):
કંપનીની સભામાં સાદી બહુમતીથી (એટલે કે તરફેણમાં 51% કે તેથી વધુ મતોથી) જે ઠરાવ પસાર થાય તેને સામાન્ય ઠરાવ કહે છે.
તેનો હેતુ વાર્ષિક હિસાબો સ્વીકારવા, ડિવિડન્ડ જાહેર કરવું, ડિરેક્ટરો અને ઑડિટરની નિમણૂક કરવા જેવા રોજબરોજના કાર્યો કરવાનો છે. તેને રજિસ્ટ્રાર પાસે નોંધાવવો ફરજિયાત નથી.
ખાસ ઠરાવ (Special Resolution):
કંપની ધારા અને નિયમનપત્ર મુજબ મહત્વના નીતિવિષયક કાર્યો માટે આ ઠરાવ પસાર કરાય છે, જેની તરફેણમાં ઓછામાં ઓછા 75% સભ્યોની બહુમતી આવશ્યક છે.
તેના હેતુઓમાં નામ કે હેતુની કલમમાં ફેરફાર કરવો, નિયમનપત્રમાં ફેરફાર કરવો, રજિસ્ટર્ડ ઑફિસ એક રાજ્યમાંથી બીજા રાજ્યમાં લઈ જવી વગેરેનો સમાવેશ થાય છે. તેની કંપની રજિસ્ટ્રાર સમક્ષ નોંધણી કરાવવી ફરજિયાત છે.
સંચાલક મંડળની સભાના ઠરાવો:
કંપનીના સંચાલકમંડળની સભામાં પસાર થતા ઠરાવોને સામાન્ય ઠરાવો તરીકે ગણવામાં આવે છે, જે સાદી બહુમતીથી વકીલ કે સલાહકારની મદદથી તૈયાર થઈ પસાર થાય છે.
અર્થ અને જોગવાઈઓ: કંપની ધારા અને નિયમનપત્ર મુજબ ખાસ કાર્યો માટે જે ઠરાવ પસાર કરવામાં આવે તેને ખાસ ઠરાવ (Special Resolution) કહે છે.
સભાની નોટિસમાં કોઈ બાબતના ઠરાવને ખાસ ઠરાવ તરીકે ગણવા અંગે સ્પષ્ટ ઉલ્લેખ કરવો પડે છે.
આ ઠરાવ પસાર કરવા માટે સભ્યોની ઓછામાં ઓછી 75% બહુમતી (ત્રણ-ચતુર્થાંશ બહુમતી) હોવી અનિવાર્ય છે.
નોંધણી: ખાસ ઠરાવ પસાર કર્યા પછી નિયત સમયમર્યાદામાં તેની કંપની રજિસ્ટ્રાર સમક્ષ નોંધણી કરાવવી ફરજિયાત છે, અન્યથા જવાબદાર અધિકારી દંડને પાત્ર બને છે.
હેતુઓ: કંપનીના નામ કે હેતુની કલમમાં ફેરફાર કરવો, નિયમનપત્રમાં ફેરફાર કરવો, રજિસ્ટર્ડ ઑફિસ એક રાજ્યમાંથી બીજા રાજ્યમાં લઈ જવી, શૅર મૂડીમાં ઘટાડો કરવો, મૅનેજિંગ ડિરેક્ટરને દૂર કરવા અથવા કંપનીના વિસર્જનનો ઠરાવ પસાર કરવો વગેરે માટે ખાસ ઠરાવ કરવામાં આવે છે.
સામાન્ય ઠરાવ અને ખાસ ઠરાવ વચ્ચેનો તફાવત નીચે મુજબ છે:
| તફાવતના મુદ્દા | સામાન્ય ઠરાવ | ખાસ ઠરાવ |
|---|---|---|
| (1) અર્થ | કંપનીની સભામાં સામાન્ય ઠરાવ સાદી બહુમતીથી (51%) પસાર કરવામાં આવે છે. | ખાસ ઠરાવ સભ્યોની ભારે બહુમતીથી (75%) પસાર કરવામાં આવે છે. |
| (2) હેતુ | રોજબરોજના કાર્યો (જેવા કે વાર્ષિક હિસાબો મંજૂર કરવા, ડિવિડન્ડ મંજૂર કરવું, ડિરેક્ટર-ઓડિટરની નિમણૂક) માટે. | મહત્વના નીતિવિષયક કાર્યો (જેવા કે નિયમનપત્ર/આવેદનપત્રમાં ફેરફાર, વિસર્જન કાર્યવાહી) માટે. |
| (3) જરૂરિયાત | કંપનીના સામાન્ય અને નિયમિત વહીવટી કાર્યો માટે જરૂર પડે છે. | કંપનીના મૂળભૂત બંધારણીય કે વિશિષ્ટ ફેરફારો માટે જરૂર પડે છે. |
| (4) નોટિસ | સામાન્ય ઠરાવ અંગે સભાની નોટિસમાં ખાસ સ્પષ્ટતા કે ઉલ્લેખ કરવો ફરજિયાત નથી. | ખાસ ઠરાવ અંગે સભાની નોટિસમાં સ્પષ્ટ ઉલ્લેખ કરવો અનિવાર્ય છે. |
| (5) નોંધણી | સામાન્ય ઠરાવની કંપની રજિસ્ટ્રાર સમક્ષ નોંધણી કરાવવી ફરજિયાત નથી. | ખાસ ઠરાવની કંપની રજિસ્ટ્રાર સમક્ષ નિયત સમયમાં નોંધણી કરાવવી ફરજિયાત છે. |