ધોરણ 12 | విષય: SPCC
આધુનિક સંચાર માધ્યમો ઉપલબ્ધ હોવા છતાં નીચેની જરૂરિયાતોને લીધે આંતરવિભાગીય પત્રવ્યવહાર જરૂરી છે:
પત્ર સ્વરૂપે આપેલી માહિતી લાંબા સમય સુધી જાળવી શકાય છે અને તેનું ફાઇલિંગ કરી ભવિષ્યમાં ઉપયોગ કરી શકાય છે.
અનિચ્છનીય કે પ્રત્યક્ષ રીતે સંકોચ થાય તેવી માહિતી પત્ર સ્વરૂપે નિઃસંકોચ જણાવી શકાય છે.
વિભાગો વચ્ચે થયેલ વિચારો અને માહિતીની આપ-લેના દસ્તાવેજી પુરાવા તરીકે તેનો ઉપયોગ થઈ શકે છે.
લેખિતમાં કામ સોંપવાને કારણે કર્મચારી પોતાની ફરજ પ્રત્યે સભાન બને છે.
તે ઓછું ખર્ચાળ અને વધુ અસરકારક સંચાર માધ્યમ છે.
નોટિસના મુખ્ય હેતુઓ નીચે મુજબ છે:
જ્યારે નીતિવિષયક બાબતોનું સંપૂર્ણ પાલન ન થતું હોય ત્યારે કર્મચારીઓનું ધ્યાન દોરવા.
સંજોગો અનુસાર કરવામાં આવતા ફેરફારોથી કર્મચારીઓને જાણ કરવા.
ક્યારેક કર્મચારીને નિયત ક્રમમાં કે ચોક્કસ કાર્યપદ્ધતિ મુજબ કામ કરવાનો આદેશ આપવા.
કોણે, કયું કામ, ક્યારે અને કયા કાર્યક્ષેત્રમાં રહીને કરવાનું છે તે દર્શાવવા.
કામની પ્રગતિનો અહેવાલ કોણે, કોને આપવાનો રહેશે તેની જાણ કરવા.
પરિપત્રનાં મુખ્ય કાર્યો નીચે મુજબ છે:
કર્મચારીઓને તેમના કાર્યક્ષેત્ર અંગે માર્ગદર્શન આપે છે.
વ્યવસ્થાતંત્રએ લીધેલા નિર્ણયોના યોગ્ય અમલ અંગે કર્મચારીઓનું ધ્યાન દોરે છે.
કર્મચારીઓ પાસેથી શું અપેક્ષિત છે તેના વિશે સ્પષ્ટીકરણ કરે છે.
કર્મચારીઓમાં સમાનતા જાળવવાનું કાર્ય કરે છે.
સંબોધન: નોટિસ વ્યક્તિ અથવા સમૂહને સંબોધીને લખાય છે, જ્યારે પરિપત્ર મોટે ભાગે સમૂહને જ સંબોધીને લખાય છે.
દૃષ્ટિકોણ: નોટિસ દ્વારા કાયદાકીય દૃષ્ટિકોણ સ્પષ્ટ થાય છે, જ્યારે પરિપત્ર દ્વારા વહીવટી અને વ્યવહારિક દૃષ્ટિકોણ સ્પષ્ટ થાય છે.
સંચાર વ્યવસ્થા: નોટિસ દ્વિમાર્ગી સંચાર વ્યવસ્થા છે (કર્મચારીઓ અને ઉપરીઓ બંને આપી શકે), જ્યારે પરિપત્ર એકમાર્ગી સંચાર વ્યવસ્થા છે (ઉપરી અધિકારીઓ દ્વારા જ કર્મચારીઓને પાઠવાય છે).
પરસ્પર ઉપયોગ: જે બાબત માટે પરિપત્ર પાઠવવાનો હોય તે અંગે નોટિસ પાઠવી શકાતી નથી, પરંતુ નોટિસ આપવી હોય તે અંગે પરિપત્ર પાઠવી શકાય છે.
મૅમોની મુખ્ય લાક્ષણિકતાઓ નીચે મુજબ છે:
મૅમો એ વિધિસર કે અવિધિસર રીતે લખાતો પત્ર છે.
મૅમો ઉપરી અધિકારી દ્વારા તેમના હાથ નીચેના કર્મચારીને પાઠવવામાં આવે છે.
મૅમોનો મુખ્ય હેતુ જેને સંબોધીને લખાયો હોય તેને ચોક્કસ બાબતોની યાદ અપાવવાનો છે.
મૅમોનું લખાણ સીધી અને સરળ શૈલીમાં તથા ટૂંકમાં અને મુદ્દાસર હોય છે.
અર્થ: વિશાળ અર્થમાં ભરતી એટલે યોગ્ય સમયે, યોગ્ય લાયકાતવાળા, યોગ્ય સંખ્યામાં કર્મચારીઓની નિમણૂક કરવી.
પદ્ધતિઓ: ભરતીની પદ્ધતિઓ બે પ્રકારની છે:
પ્રત્યક્ષ ભરતી: સંસ્થાના વર્તમાન કે ભૂતકાળના કર્મચારીઓમાંથી થતી ભરતી.
પરોક્ષ ભરતી: જાહેરાતના માધ્યમથી અથવા નોકરી અંગેની માહિતી આપતી સંસ્થાઓ દ્વારા થતી ભરતી.
નીચેના સંજોગોમાં ભરતી કરવી પડે છે:
સંસ્થાના કોઈ પણ વિભાગમાં કર્મચારીની જગ્યા ખાલી પડે ત્યારે.
નવા વિભાગની રચનાના કારણે નવા કર્મચારીઓની જરૂર પડે ત્યારે.
વર્તમાન કર્મચારી અવસાન પામે ત્યારે.
કોઈ કર્મચારીને બઢતી આપવામાં આવે ત્યારે ખાલી પડેલી જગ્યા પૂરવા માટે.
નિયુક્તિપત્રમાં સમાવાતી ચાર બાબતો:
નિયુક્તિપત્રની શરૂઆત "અભિનંદન" આપતા શબ્દોથી કરવામાં આવે છે.
નિયુક્તિ કયા હોદ્દા માટે કરવામાં આવી છે તેનો ઉલ્લેખ હોય છે.
નિયુક્તિ અજમાયશી, કાયમી કે હંગામી ધોરણે છે તેની જાણ હોય છે.
કર્મચારીને મળવાપાત્ર પગાર, ભથ્થાં અને ઇજાફાની માહિતી આપવામાં આવે છે.
બઢતી આપવાના કારણો નીચે મુજબ છે:
કર્મચારી નોકરીનાં નિયત કરેલાં વર્ષો પૂરાં કરે ત્યારે.
કર્મચારી વધારાની શૈક્ષણિક કે ટેક્નિકલ લાયકાત મેળવે ત્યારે.
કર્મચારી દ્વારા કોઈ વિશિષ્ટ પ્રકારની સિદ્ધિ મેળવવામાં આવી હોય ત્યારે.
સંસ્થાની જરૂરિયાતને લક્ષમાં રાખીને.
બદલીના મુખ્ય હેતુઓ:
કોઈ ખાતામાં કાર્યભાર ઓછો હોય અને સામે કર્મચારીઓ વધુ હોય ત્યારે.
કોઈ કર્મચારી તેનો કાર્યભાર સંભાળવામાં અયોગ્ય સાબિત થાય ત્યારે.
નાણાકીય ગેરરીતિ કે ગેરશિસ્ત અને બેદરકારી દાખવતો હોય ત્યારે.
કર્મચારી વિશિષ્ટ કૌશલ્ય ધરાવતો હોય અને તેની સેવાનો લાભ અન્ય વિભાગમાં મેળવવા માટે.
અપકર્ષના નિર્ણયો નીચેના સંજોગોમાં લેવામાં આવે છે:
કર્મચારીને વારંવાર જાણ કરવા છતાં પણ તે પોતાની ફરજમાં બેદરકાર રહેતો હોય.
કર્મચારીની કાર્યક્ષમતામાં સતત ઘટાડો થતો હોય.
કર્મચારી દ્વારા કોઈ પણ પ્રકારની ગંભીર ગેરરીતિ આચરવામાં આવી હોય.
કોઈ કર્મચારી વારંવાર શિસ્તભંગ આચરતો હોય.
સૂર્યપ્રકાશ ટેક્સટાઇલ્સ લિમિટેડ
જી.આઈ.ડી.સી., અંકલેશ્વર-393002
પ્રતિ, શ્રી રમેશભાઈ પરમાર (વિવિંગ વિભાગ)
તારીખ : 25મી ફેબ્રુઆરી, 2026
વિષય : ફરજ દરમિયાન કામના સ્થળે હાજર ન રહેવા અંગે ખુલાસો કરવા બાબત.
શ્રીમાન,
આપને આ નોટિસ દ્વારા જણાવવામાં આવે છે કે ગત તારીખ 23મી ફેબ્રુઆરી, 2026 ના રોજ વહીવટી વિભાગ દ્વારા કરવામાં આવેલી આકસ્મિક તપાસ દરમિયાન આપ આપના નિયત કાર્યસ્થળ પર હાજર ન હતા અને વગર પરવાનગીએ ગેરહાજર જણાયા હતા. કામના કલાકો દરમિયાન વગર પરવાનગીએ ફરજ છોડવી એ શિસ્તભંગના નિયમો વિરુદ્ધ છે. આથી, આપ આ પત્ર મળ્યાથી દિન-3 માં આપની ગેરહાજરીનું કારણ લેખિતમાં રજૂ કરશો, અન્યથા નિયમાનુસાર યોગ્ય પગલું લેવામાં આવશે.
આપનો વિશ્વાસુ,
કે. એસ. ચૌહાણ (કર્મચારી પ્રબંધક)
માતૃછાયા એજ્યુકેશન ટ્રસ્ટ
નાનપુરા, સુરત-395001
પ્રતિ, શ્રી દીપક ભટ્ટ (જુનિયર ક્લાર્ક)
તારીખ : 25મી ફેબ્રુઆરી, 2026
વિષય : કાર્યાલયના સમય દરમિયાન ઓળખકાર્ડ ન પહેરવા અંગે નોટિસ.
શ્રીમાન,
સંસ્થાના નિયમ મુજબ તમામ કર્મચારીઓએ કાર્યાલયના સમય દરમિયાન ઓળખકાર્ડ ફરજિયાતપણે ગળામાં પહેરી રાખવાનું રહે છે. તાજેતરના નિરીક્ષણ દરમિયાન આપના દ્વારા આ નિયમનું પાલન ન થયાનું ધ્યાને આવ્યું છે. આથી, આજથી જ નિયમનું ચુસ્ત પાલન કરવું, ભવિષ્યમાં બેદરકારી બદલ શિસ્તભંગની કાર્યવાહી થશે.
આપનો વિશ્વાસુ,
એચ. કે. પટેલ (વહીવટી અધિકારી)
શ્રી સ્વામિનારાયણ હાઇસ્કૂલ
સ્ટેશન રોડ, ભુજ-કચ્છ-370001
સર્વે શિક્ષકગણ જોગ...
તારીખ : 25મી ફેબ્રુઆરી, 2026
વિષય : ઉત્તરવહી મૂલ્યાંકન કાર્યમાં ઝડપ લાવવા અંગેનો પરિપત્ર.
મિત્રો,
વાર્ષિક પરીક્ષાનું પરિણામ સમય કરતાં દસ દિવસ વહેલું જાહેર કરવાનું નક્કી કરાયું છે. આથી, તમામ વિષયના શિક્ષકોને વિનંતી કે ઉત્તરવહી ચકાસણીની કામગીરી આગામી 10મી એપ્રિલ સુધીમાં પૂરું કરી દેવું.
આપનો વિશ્વાસુ,
પી. આર. મહેતા (આચાર્યશ્રી)
જિલ્લા સિવિલ હૉસ્પિટલ
સિવિલ રોડ, પાલનપુર-385001
સર્વે તબીબો, નર્િંસગ સ્ટાફ તથા વહીવટી કર્મચારીઓ જોગ...
તારીખ : 25મી ફેબ્રુઆરી, 2026
વિષય : વાહનો માત્ર નિયત પાર્કિંગ જગ્યાએ જ પાર્ક કરવા અંગેનો પરિપત્ર.
મિત્રો,
હૉસ્પિટલ પરિસરમાં દર્દીઓની અવરજવરને ધ્યાનમાં રાખીને તમામ કર્મચારીઓએ પોતાના વાહનો પાછળના ભાગમાં આવેલ નિયત કર્મચારી પાર્કિંગ ઝોનમા જ પાર્ક કરવા. આડેધડ વાહન પાર્ક કરવાથી થતી અડચણ બદલ દંડકીય પગલાં લેવાશે.
આપનો વિશ્વાસુ,
ડૉ. એસ. આર. જોશી (સુપરિટેન્ડેન્ટ)
મેઘ-મલહાર કેમિકલ કંપની લિમિટેડ
જી.આઈ.ડી.સી., વાપી-396195
પ્રતિ : તમામ શાખા મૅનેજરશ્રીઓ | રવાના : મુખ્ય કાર્યપાલક અધિકારી
તારીખ : 25મી ફેબ્રુઆરી, 2026
વિષય : ત્રિમાસિક પ્રગતિ અહેવાલ સુપરત કરવા બાબત.
(1) દરેક શાખાએ પોતાના વહીવટી અને નાણાકીય કાર્યોનો ત્રિમાસિક અહેવાલ તૈયાર કરવાનો રહેશે.
(2) દર ત્રણ મહિના પૂરા થયાના સાત દિવસની અંદર અહેવાલ વડી કચેરીને મોકલી આપવો.
સહી : મુખ્ય કાર્યપાલક અધિકારી
ગંગેશ્વર ઇન્ડસ્ટ્રીઝ લિમિટેડ
રાજકોટ-360003
પ્રતિ : વહીવટી અધિકારી | રવાના : વેચાણ મૅનેજર
તારીખ : 25મી ફેબ્રુઆરી, 2026
વિષય : છેલ્લા બે માસની વેચાણ પ્રક્રિયા અંગે માહિતી આપવા બાબત.
(1) છેલ્લા બે માસ દરમિયાન વેચાણ વિભાગ દ્વારા કુલ રૂપિયા 50 લાખના માલસામાનનું વેચાણ પૂર્ણ કરાયું છે.
(2) ગત વર્ષની સરખામણીમાં વેચાણમાં 15% નો વધારો નોંધાયો છે.
સહી : વેચાણ મૅનેજર
સહયોગ ટેક્સટાઇલ્સ
સ્ટેશન રોડ, મહેસાણા-384001
પ્રતિ, શ્રી કિરણકુમાર સોલંકી
તારીખ : 25મી ફેબ્રુઆરી, 2026
વિષય : માર્કેટિંગ મૅનેજરની જગ્યા માટે આરોગ્ય તપાસ અંગે.
શ્રીમાન,
માર્કેટિંગ મૅનેજરની જગ્યા માટેની પ્રક્રિયાના ભાગરૂપે આપને તારીખ 28મી ફેબ્રુઆરી, 2026 ના રોજ સવારે 10:00 વાગ્યે 'સજીંવની જનરલ હૉસ્પિટલ, મહેસાણા' ખાતે સ્વખર્ચે તબીબી તપાસ માટે ઉપસ્થિત રહેવા વિનંતી છે.
આપનો વિશ્વાસુ,
એમ. વી. પટેલ (કર્મચારી સંચાલક)
જિલ્લા ચૂંટણી કચેરી
ગાંધીનગર-382010
પ્રતિ, શ્રી નરેશભાઈ અગ્રવાલ
તારીખ : 25મી ફેબ્રુઆરી, 2026
વિષય : મતદારયાદી સુધારણા કાર્યક્રમ માટે હંગામી ધોરણે નિમણૂક બાબત.
શ્રીમાન,
વિશેષ મતદારયાદી સુધારણા કાર્યક્રમ માટે 3 મહિનાના હંગામી ધોરણે સિનિયર ક્લાર્ક તરીકે નિમણૂક કરાય છે. દરરોજના માનદ વેતન પેટે રૂપિયા 500/- ચૂકવાશે. તારીખ 1લી માર્ચ, 2026 ના રોજ હાજર થવું.
આપનો વિશ્વાસુ,
ડૉ. આકાશ દીપ (જિલ્લા ચૂંટણી અધિકારી)
અમૃત ડેરી પ્રોડક્ટ્સ લિમિટેડ
આણંદ-388001
પ્રતિ, શ્રી કલ્પેશકુમાર પંડ્યા
તારીખ : 25મી ફેબ્રુઆરી, 2026
વિષય : વિશિષ્ટ સિદ્ધિ બદલ માર્કેટિંગ સુપરવાઇઝર તરીકે બઢતી આપવા અંગે.
શ્રીમાન,
ઉત્તર ગુજરાત ઝોનમાં રેકોર્ડબ્રેક વેચાણ કરાવીને વિશિષ્ટ સિદ્ધિ હાંસલ કરવા બદલ આપને 'માર્કેટિંગ સુપરવાઇઝર' તરીકે બઢતી આપવામાં આવે છે. તારીખ 1લી માર્ચ, 2026 થી નવો પદભાર સંભાળવો.
આપનો વિશ્વાસુ,
મનહરભાઈ શાહ (કર્મચારી સંચાલક)
ગુજરાત સ્ટેટ ફર્ટિલાઇઝર્સ એન્ડ કેમિકલ્સ લિમિટેડ
વડોદરા-391750
પ્રતિ, શ્રી રાકેશકુમાર શર્મા (સિનિયર ક્લાર્ક)
તારીખ : 25મી ફેબ્રુઆરી, 2026
વિષય : ખરીદ વિભાગમાંથી વેરહાઉસ વિભાગમાં બદલી કરવા બાબત.
શ્રીમાન,
સંસ્થાકીય જરૂરિયાત અને નીતિ અનુસાર આપની ખરીદ વિભાગમાંથી તારીખ 10મી માર્ચ, 2026 થી 'વેરહાઉસ વિભાગ'માં બદલી કરવામાં આવે છે. મૂળ પગાર અને શરતો યથાવત રહેશે.
આપનો વિશ્વાસુ,
બી. કે. નાયર (મૅનેજર, વહીવટી વિભાગ)
એવરશાઇન એજ્યુકેશનલ ગુડ્સ લિમિટેડ
સુરત-395008
પ્રતિ, શ્રી ભાર્ગવ ત્રિવેદી (સિનિયર એકાઉન્ટન્ટ)
તારીખ : 25મી ફેબ્રુઆરી, 2026
વિષય : શિસ્તભંગના પગલાંરૂપે નીચલા હોદ્દા (અપકર્ષ) પર મૂકવા બાબત.
શ્રીમાન,
નાણાકીય હિસાબોમાં બેદરકારી અને નોટિસનો સંતોષકારક ખુલાસો ન આપવા બદલ તારીખ 1લી માર્ચ, 2026 થી આપને સિનિયર એકાઉન્ટન્ટમાંથી ઘટાડીને 'જુનિયર એકાઉન્ટન્ટ'ના હોદ્દા પર મૂકવામાં આવે છે.
આપનો વિશ્વાસુ,
દીપક સક્સેના (કર્મચારી પ્રબંધક)
જગદીશચંદ્ર મકવાણા (પ્રોડક્શન સુપરવાઇઝર)
મોરબી-364642
તારીખ : 25મી ફેબ્રુઆરી, 2026
મૅનેજિંગ ડિરેક્ટરશ્રી,
ઓરિએન્ટ સિરામિક્સ લિમિટેડ, મોરબી
વિષય : સ્વૈચ્છિક સેવા નિવૃત્તિ (VRS) મંજૂર કરવા અંગેની અરજી.
સાહેબશ્રી,
કૌટુંબિક પ્રતિકૂળ પરિસ્થિતિ અને ખરાબ સ્વાસ્થ્યને કારણે હું મારી જવાબદારીઓ નિભાવી શકું તેમ ન હોવાથી, સ્વેચ્છાએ નિવૃત્તિ લેવા માંગું છું. મારી અરજી સ્વીકારી તારીખ 31મી મે, 2026 ના રોજથી મુક્ત કરવા અને તમામ નાણાકીય લાભો ચૂકવવા વિનંતી છે.
આપનો વિશ્વાસુ,
જગદીશચંદ્ર મકવાણા