ધોરણ 12 | విષય: Vanijya
પદ્ધતિ એટલે એકમનો કાર્યક્રમ પાર પાડવાની અથવા નિશ્ચિત પ્રવૃત્તિ કેવી રીતે કરવી તેની રીત કે વ્યવસ્થા.
ભવિષ્યમાં શું સિદ્ધ કરવાનું છે અને કેવી રીતે? તે માટે વિવિધ વિકલ્પોની વિચારણા કરી તેમાંથી શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ અપનાવવા અંગેની યોજના તૈયાર કરવામાં આવે તેને આયોજન કહે છે. ટૂંકમાં, ભવિષ્યની પ્રવૃત્તિઓ માટે વર્તમાનમાં પૂર્વવિચારણા કરવી એટલે આયોજન.
આયોજનના મુખ્ય ૭ ઘટકો નીચે મુજબ છે:
હેતુઓ
વ્યૂહરચના
નીતિ
પદ્ધતિ/વિધિ
નિયમો
અંદાજપત્ર
કાર્યક્રમ
આયોજનના મુખ્ય 7 ઘટકો નીચે મુજબ છે:
હેતુઓ
વ્યૂહરચના
નીતિ
પદ્ધતિ/વિધિ
નિયમો
અંદાજપત્ર
કાર્યક્રમ
આયોજન સંચાલનનું સર્વપ્રથમ કાર્ય છે. તેમાં ભવિષ્યની પ્રવૃત્તિઓ અંગે અગાઉથી પૂર્વવિચારણા કરવામાં આવે છે.
આયોજનના કારણે કયું કાર્ય કોણે, ક્યારે અને કેવી રીતે કરવાનું છે તેની સ્પષ્ટતા થઈ જાય છે.
તેનાથી વ્યવસ્થાતંત્રની રચના, કર્મચારીઓની પસંદગી, તેમને યોગ્ય દોરવણી આપવી અને નિર્ધારિત ધોરણો મુજબ અંકુશ રાખવાનું કાર્ય ખૂબ જ સરળ બને છે. આમ, આયોજન અન્ય સંચાલકીય કાર્યોનો આધાર હોવાથી કાર્યો સરળ બને છે.
આયોજનના ચાર ઘટકો નીચે મુજબ છે:
હેતુઓ: ધંધાકીય એકમે જે ધ્યેય સિદ્ધ કરવાના હોય તે સ્પષ્ટપણે નક્કી કરવામાં આવે છે. હેતુઓ વાસ્તવિક અને બુદ્ધિગમ્ય હોવા જોઈએ.
વ્યૂહરચના: બજારમાં હરીફો સામે ટકી રહેવા અને આયોજનના ઉદ્દેશોને પાર પાડવા માટે ઉપયોગમાં લેવામાં આવતી યુક્તિ એટલે વ્યૂહરચના.
નીતિ: ધ્યેયને પાર પાડવા સંચાલકો દ્વારા લેવામાં આવતા નિર્ણયો અને નક્કી કરવામાં આવતી પદ્ધતિ એટલે નીતિ (દા.ત. શાખ પર માલ વેચવાની નીતિ).
અંદાજપત્ર: ધ્યેય પૂર્ણ કરવા માટે અંકુશના માધ્યમ તરીકે તથા નાણાકીય અંદાજો મેળવવા માટે અંદાજપત્ર (જેવા કે રોકડ અંદાજપત્ર, વેચાણ અંદાજપત્ર) તૈયાર કરવામાં આવે છે.
આયોજનની ચાર મર્યાદાઓ નીચે મુજબ છે:
ભાવિની અનિશ્ચિતતા: આયોજન પૂર્વધારણાઓ અને પૂર્વાનુમાનો પર આધારિત છે, પરંતુ ભવિષ્ય અનિશ્ચિત હોવાથી તે પૂરેપૂરું સાચું પડતું નથી.
ખર્ચાળ પ્રક્રિયા: આયોજન પાછળ નિષ્ણાતોની ફી, સમય, શક્તિ અને નાણાંનો મોટો વ્યય થાય છે, તેથી તે ખર્ચાળ છે.
જડતા પ્રેરે: આયોજન એક નિશ્ચિત કાર્યક્રમ હોવાથી બદલાતી પરિસ્થિતિમાં કર્મચારીઓ તેમાં ફેરફાર કરવાનું જોખમ લેતા નથી અને જડ બને છે.
કર્મચારીની કાર્ય સર્જનાત્મકતામાં અવરોધ: આયોજન અગાઉથી નક્કી થયેલું હોય છે, જેથી કર્મચારીઓ પોતાની સર્જનાત્મક શક્તિઓ હોવા છતાં તેમાં સ્વેચ્છાએ ફેરફાર કરી શકતા નથી.
આયોજનનું મહત્ત્વ દર્શાવતા મુખ્ય મુદ્દાઓ નીચે મુજબ છે:
આયોજનથી ધંધાકીય એકમની બધી જ પ્રવૃત્તિઓ વ્યવસ્થિત થાય છે.
સાધનોનો બગાડ અટકાવી શકાય છે.
ભવિષ્યની અનિશ્ચિતતાઓ ઘટે છે.
આયોજનથી કામગીરીમાં ચોકસાઈ વધે છે.
નિર્ધારિત ધ્યેય સિદ્ધ કરવા માટે તે અત્યંત ઉપયોગી છે.
સંચાલકીય કાર્યોમાં સરળતા રહે છે.
કર્મચારીઓનો સહકાર પ્રાપ્ત થાય છે.
અસરકારક અંકુશ રાખી શકાય છે.
વિવિધ પ્રવૃત્તિઓ સાથે યોગ્ય સંકલન સાધી શકાય છે.
કાર્યકારી યોજના: ધંધાકીય એકમના વિભાગો, કાર્યજૂથો અને વ્યક્તિઓ પાસેથી કાર્યસંબંધી અપેક્ષિત પરિણામો મેળવવા માટે મોટે ભાગે એક વર્ષ કે તેથી ટૂંકા ગાળા માટે જે યોજના ઘડવામાં આવે તેને કાર્યકારી યોજના કહે છે (દા.ત. માસિક કે ત્રિમાસિક ઉત્પાદનની યોજના).
આકસ્મિક યોજના: રાજકીય, આર્થિક, સામાજિક કે કુદરતી પરિબળો જેવાં ચોક્કસ પરિબળોના કારણે ધંધાકીય પર્યાવરણમાં ફેરફાર થાય ત્યારે અગાઉની યોજનામાં ફેરફાર કરવા માટે અથવા નવી પરિસ્થિતિને પહોંચી વળવા જે યોજના ઘડવામાં આવે તેને આકસ્મિક યોજના કહે છે.
એક ઉપયોગી યોજના: જે પ્રવૃત્તિઓનું પુનરાવર્તન થતું નથી તેવી વિશિષ્ટ પ્રવૃત્તિઓ કે ખાસ હેતુઓની સિદ્ધિ માટે એક ઉપયોગી યોજના તૈયાર કરવામાં આવે છે (દા.ત. મકાન બાંધકામ, વહાણ બાંધકામ, પ્રિન્ટિંગ વગેરે).
આકસ્મિક યોજના: બદલાતી જતી પરિસ્થિતિ (રાજકીય, આર્થિક કે કુદરતી પરિબળો) સાથે તાલ મિલાવવા અને અચાનક ઉદ્ભવતા પરિવર્તનોને પહોંચી વળવા માટે જે નવી યોજના ઘડવામાં આવે તેને આકસ્મિક યોજના કહે છે.
(i) આયોજન સભાન અને બૌદ્ધિક પ્રક્રિયા છે: આયોજનમાં કોઈપણ પ્રકારના નિર્ણયો અચાનક કે નસીબના આધારે લેવાતા નથી, પરંતુ તે સભાનતાપૂર્વક તથા ગણતરીપૂર્વકના અંદાજોને આધારે લેવાય છે. તેમાં ઊંડી વિચારણા અને બૌદ્ધિક શક્તિનો ઉપયોગ થતો હોવાથી તેને સભાન અને બૌદ્ધિક પ્રક્રિયા કહે છે.
(ii) આયોજન અપ્રસ્તુત છે: આયોજન ભવિષ્યની અનિશ્ચિતતાઓ પર આધારિત છે. સમય, સંજોગો કે ધંધાકીય એકમને અસર કરતાં બાહ્ય પરિબળોમાં જો અચાનક ફેરફાર થાય, તો અગાઉથી તૈયાર કરેલ આયોજન નકામું કે અપ્રસ્તુત બની જાય છે, જેના કારણે તે નિષ્ફળ પણ નીવડી શકે છે.
(iii) આયોજનને ભવિષ્ય સાથે સંબંધ છે: આયોજન હંમેશાં ભવિષ્યમાં શું સિદ્ધ કરવાનું છે તે માટે વર્તમાનમાં પૂર્વવિચારણા અને ધારણાઓ કરવાનું કાર્ય છે. ભવિષ્યની અનિશ્ચિતતાઓનો અગાઉથી ખ્યાલ મેળવી ભાવિનું વર્તમાનમાં મૂલ્યાંકન કરવામાં આવે છે, તેથી આયોજનને ભવિષ્ય સાથે સીધો સંબંધ છે.
અર્થ: ભવિષ્યમાં શું સિદ્ધ કરવાનું છે અને કેવી રીતે? આ માટે વિવિધ વિકલ્પોની વિચારણા કરી તે વિકલ્પોની યાદીમાંથી શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ અપનાવવા અંગેની યોજના તૈયાર કરવામાં આવે તેને આયોજન કહે છે.
લાક્ષણિકતાઓ:
સર્વવ્યાપી: આયોજન માત્ર ધંધામાં જ નહીં પરંતુ યુદ્ધનું મેદાન, રાજકારણ, ધાર્મિક કે સામાજિક ક્ષેત્ર વગેરે દરેક જગ્યાએ જરૂરી છે.
સર્વપ્રથમ કાર્ય: સંચાલનની શરૂઆત જ આયોજનથી થાય છે. અન્ય કાર્યો (વ્યવસ્થાતંત્ર, દોરવણી વગેરે) આયોજન પછી જ અમલમાં આવે છે.
સભાન અને બૌદ્ધિક પ્રક્રિયા: આયોજનમાં નિર્ણયો ગણતરીપૂર્વક અને સભાનતાપૂર્વક લેવાતા હોવાથી તે બૌદ્ધિક પ્રક્રિયા છે.
પરિવર્તનશીલતા: સમય અને સંજોગો મુજબ આયોજનમાં જરૂરી ફેરફાર કરી શકાય તેવું પરિવર્તનશીલ હોવું જોઈએ. આયોજન જડ નથી.
ચોકસાઈ: આયોજન ભવિષ્ય માટે હોવાથી તેમાં આંકડાકીય ગણતરી અને માહિતી એકત્રિત કરવામાં ચોકસાઈ રાખવી પડે છે.
પૂર્વાનુમાન અનિવાર્ય: ભવિષ્યની અનિશ્ચિતતાઓને ધ્યાનમાં રાખીને પૂર્વાનુમાન કર્યા પછી જ આયોજન કરવામાં આવે છે.
વિકલ્પોની યાદી: કોઈપણ આયોજનમાં અનેક વિકલ્પો ઉપલબ્ધ હોય છે, જેમાંથી શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ પસંદ કરવાનો હોય છે.
ભવિષ્ય સાથે સંબંધ: આયોજન ભવિષ્યની અનિશ્ચિતતાઓનો અગાઉથી ખ્યાલ મેળવીને વર્તમાનમાં ભાવિનું મૂલ્યાંકન કરે છે.
સતત પ્રક્રિયા: ધંધાકીય એકમની શરૂઆતથી અંત સુધી આયોજન સતત ચાલતી પ્રક્રિયા છે.
ધ્યેયલક્ષી પ્રવૃત્તિ: આયોજન ભવિષ્યમાં નક્કી કરેલા ધ્યેયો અને વાસ્તવિક લક્ષ્યાંકો પાર પાડવા માટે જ કરવામાં આવે છે.
નિર્ણય પ્રક્રિયા જરૂરી: વિવિધ વિકલ્પોની પૂર્વવિચારણા કરી તેમાંથી શ્રેષ્ઠ વિકલ્પ પસંદ કરવા માટે નિર્ણય પ્રક્રિયા અનિવાર્ય છે.
વ્યાખ્યા: ડૉ. બીલી ગોએટ્સના જણાવ્યા અનુસાર, ‘આયોજનનું કાર્ય એટલે પસંદગીનું કાર્ય.’
આયોજનની પ્રક્રિયાના તબક્કા:
હેતુ નિર્ધારણ: આયોજનનો પ્રથમ તબક્કો હેતુઓ નક્કી કરવાનો છે. હેતુઓ વાસ્તવિક અને બુદ્ધિગમ્ય હોવા જોઈએ.
આયોજનના આધાર સ્પષ્ટ કરવા: હેતુઓ સ્પષ્ટ કર્યા પછી એકમને અસર કરતાં આંતરિક અને બાહ્ય પરિબળોને ધ્યાનમાં રાખીને પૂર્વધારણાઓ કે અનુમાનો નક્કી કરવામાં આવે છે.
માહિતી એકત્રીત કરી તેનું વિશ્લેષણ કરવું: આયોજન માટે જરૂરી માહિતી પ્રત્યક્ષ કે પરોક્ષ રીતે મેળવી, તેનું વર્ગીકરણ, વિશ્લેષણ અને અર્થઘટન કરવામાં આવે છે.
વૈકલ્પિક યોજના તૈયાર કરવી: માહિતીના વિશ્લેષણ પછી ધ્યેયસિદ્ધિ માટે ઉપલબ્ધ તમામ વિકલ્પોની યાદી તૈયાર કરવામાં આવે છે.
વિકલ્પોની વિચારણા કરવી: તમામ વિકલ્પોની ચકાસણી કરી, ગાણિતિક અને આંકડાશાસ્ત્રીય પદ્ધતિઓ (O.R.) દ્વારા એક આદર્શ યોજનાની વિચારણા થાય છે.
ચોક્કસ યોજના સ્વીકારવી: વિવિધ વિકલ્પોની ચકાસણી કર્યા બાદ તેમાંથી કોઈ એક શ્રેષ્ઠ યોજના સ્વીકારવામાં આવે છે.
ગૌણ યોજનાનું ઘડતર અને ચકાસણી: મૂળ યોજનાને સહાયરૂપ થાય તેવી ગૌણ યોજનાઓ તૈયાર કરી તેની સફળતાની ચકાસણી કરવામાં આવે છે.
યોજનાનું મૂલ્યાંકન: સમગ્ર યોજના અને ગૌણ યોજનાનું સમયાંતરે મૂલ્યાંકન કરવામાં આવે છે. દરેક તબક્કે 'જુઓ અને આગળ વધો' નો સિદ્ધાંત અપનાવાય છે.
આયોજનના મુખ્ય 7 ઘટકો નીચે મુજબ છે:
હેતુઓ: ધંધાકીય એકમનો મુખ્ય હેતુ ધ્યેય નક્કી કરવાનો અને તેને પાર પાડવાનો છે. હેતુઓ વાસ્તવિક અને સિદ્ધ કરી શકાય તેવા હોવા જોઈએ.
વ્યૂહરચના: બજારમાં હરીફો સામે કે અન્ય પરિબળો સામે ટકી રહેવા માટે ઉપયોગમાં લેવામાં આવતી ગુપ્ત અને અસરકારક યુક્તિ એટલે વ્યૂહરચના.
નીતિ: નક્કી કરેલા ધ્યેયને પાર પાડવા સંચાલકો જે નિર્ણયો અને પદ્ધતિઓ નક્કી કરે તેને નીતિ કહે છે (દા.ત. શાખ પર માલ વેચવાની નીતિ).
પદ્ધતિ/વિધિ: નિશ્ચિત કરેલ ઉદ્દેશોને અથવા કાર્યક્રમને પાર પાડવા માટે અમુક પ્રવૃત્તિ કેવી રીતે કરવી તેની રીત દર્શાવતી વ્યવસ્થા એટલે વિધિ.
નિયમો: આયોજનમાં નક્કી કરેલ કાર્યક્રમને પાર પાડવા અને કર્મચારીઓમાં શિસ્ત સ્થાપવા માટે ચોક્કસ નિયમો બનાવવામાં આવે છે (દા.ત. કામના કલાકો દરમિયાન મોબાઈલનો ઉપયોગ ન કરવો).
અંદાજપત્ર: ધ્યેય પૂર્ણ કરવા માટે અને એકમની પ્રક્રિયા પર અંકુશ રાખવા માટે નાણાકીય અને ભૌતિક અંદાજો દર્શાવતું અંદાજપત્ર (જેવા કે રોકડ અંદાજપત્ર, ઉત્પાદન અંદાજપત્ર) વપરાય છે.
કાર્યક્રમ: ધંધાકીય એકમમાં કરવાનાં થતાં કાર્યોને જે ક્રમ આપવામાં આવે છે તેને કાર્યક્રમ કહે છે. કાર્યક્રમ મુજબ કામકાજ થાય તો ધ્યેયસિદ્ધિ સરળ બને છે.
આયોજન સર્વવ્યાપી હોવા છતાં તેની કેટલીક મર્યાદાઓ નીચે મુજબ છે:
ભાવિની અનિશ્ચિતતા: આયોજન પૂર્વધારણાઓ અને પૂર્વાનુમાનો પર આધારિત છે, પરંતુ ભવિષ્ય અનિશ્ચિત હોવાથી પૂર્વાનુમાનો હંમેશાં સાચા પડતા નથી.
ખર્ચાળ પ્રક્રિયા: આયોજન પાછળ નિષ્ણાતોની ઊંચી ફી, સમય, શક્તિ અને નાણાંનો વ્યય થતો હોવાથી તે ખર્ચાળ પ્રક્રિયા છે.
લાંબી પ્રક્રિયા: માહિતી એકત્રિત કરવી, તેનું વિશ્લેષણ કરવું અને વિકલ્પો વિચારવા એ લાંબી અને સમય માંગી લેતી પ્રક્રિયા છે.
આયોજન અપ્રસ્તુત: સમય, સંજોગો કે બાહ્ય પરિબળોમાં ફેરફાર થવાથી અગાઉથી તૈયાર કરેલ આયોજન ઘણીવાર અપ્રસ્તુત કે નિષ્ફળ બને છે.
જડતા પ્રેરે: આયોજનનો અમલ કરતી વખતે ઊભી થતી વિપરીત પરિસ્થિતિઓમાં કર્મચારીઓ ફેરફાર કરવાનું જોખમ લેતા નથી અને આયોજનને વળગી રહે છે, જે જડતા પ્રેરે છે.
બાહ્ય પરિબળોની અનિશ્ચિતતા: ધંધાકીય એકમને અસર કરતાં બાહ્ય પરિબળોમાં થતા સતત ફેરફારો આયોજનની સફળતાને અવરોધે છે.
અપૂરતી માહિતી: જો આયોજન માટે એકત્રિત કરેલી માહિતી અધૂરી કે અસ્પષ્ટ હોય, તો તેના આધારે લીધેલા નિર્ણયો અને આયોજન નિષ્ફળ જાય છે.
કર્મચારીની કાર્ય સર્જનાત્મકતામાં અવરોધ: આયોજન અગાઉથી નક્કી થયેલું હોવાથી કર્મચારીઓ પોતાની સર્જનાત્મક શક્તિઓ મુજબ તેમાં સ્વેચ્છાએ ફેરફાર કરી શકતા નથી.
પદ્ધતિઓનો ખામીયુક્ત ઉપયોગ: આયોજનમાં ગાણિતિક પદ્ધતિઓ અને આંકડાકીય માહિતીનો ઉપયોગ થાય છે, જો તે ખામીયુક્ત હોય તો નિર્ણયો ખોટા લેવાય છે.
ધંધાકીય એકમમાં જરૂરિયાત મુજબ યોજનાના મુખ્ય 6 પ્રકારો નીચે મુજબ છે:
કાયમી યોજના: જે કાર્યો અંગે રોજ-બરોજ નિર્ણયો લેવાના હોય અને વ્યવસ્થાકીય પ્રવૃત્તિઓનું પુનરાવર્તન થતું હોય, તેવા કાર્યો માટે લાંબાગાળાની પ્રમાણિત નીતિ નક્કી કરતી યોજના એટલે કાયમી યોજના.
વ્યૂહાત્મક યોજના: ધંધાકીય એકમ પોતાની ફિલસૂફી અને જીવન-ધ્યેયને સિદ્ધ કરવા માટે દીર્ઘદૃષ્ટિ અને અનુભવના આધારે લાંબાગાળાની જે યોજના ઘડે છે તેને વ્યૂહાત્મક યોજના કહે છે.
સુનિયોજિત યોજના: ધંધાકીય એકમના ટૂંકાગાળાના ધ્યેયોને સિદ્ધ કરવા માટે મધ્ય સપાટીએ એક વર્ષ કે તેથી ઓછા સમયગાળા માટે જે યોજના ઘડવામાં આવે છે તેને સુનિયોજિત યોજના કહે છે.
કાર્યકારી યોજના: વિભાગો, કાર્યજૂથો અને વ્યક્તિઓ પાસેથી અપેક્ષિત પરિણામો મેળવવા માટે વિભાગીય વડાઓ દ્વારા ટૂંકા ગાળા માટે (એકાદ વર્ષ માટે) ઘડવામાં આવતી યોજના એટલે કાર્યકારી યોજના.
એક ઉપયોગી યોજના: જે પ્રવૃત્તિઓનું પુનરાવર્તન થતું નથી તેવી વિશિષ્ટ પ્રવૃત્તિઓ (જેવા કે મકાન બાંધકામ, વહાણ બાંધકામ) માટે ખાસ હેતુઓ માટે એક ઉપયોગી યોજના તૈયાર થાય છે.
આકસ્મિક યોજના: રાજકીય, આર્થિક, સામાજિક કે કુદરતી પરિબળો જેવાં ચોક્કસ પરિબળોથી પર્યાવરણમાં થતા ફેરફારોને કારણે અગાઉની યોજનામાં ફેરફાર કરવા કે નવી યોજના ઘડવી પડે તેને આકસ્મિક યોજના કહે છે.