ધોરણ 12 | విષય: Vanijya
દોરવણીનાં મુખ્ય ચાર તત્વો નીચે મુજબ છે:
નિરીક્ષણ (Supervision)
અભિપ્રેરણ (Motivation)
નેતૃત્વ (Leadership)
માહિતીસંચાર (Communication)
ધંધાકીય એકમમાં દોરવણીનું મહત્ત્વ નીચેના મુદ્દાઓ દ્વારા સ્પષ્ટ થાય છે:
કાર્યક્ષમતામાં વધારો: કર્મચારીઓને પોતાના કાર્ય, સત્તા અને જવાબદારી અંગે સ્પષ્ટતા થવાથી કાર્યક્ષમતા વધે છે.
કાર્યક્ષમતાનું વિશ્લેષણ: દોરવણી દ્વારા કર્મચારીઓના કાર્યનું મૂલ્યાંકન અને વિશ્લેષણ થઈ શકે છે.
કર્મચારીઓને પ્રોત્સાહન: કર્મચારીઓની દ્વિધાઓ દૂર કરી કાર્ય પ્રત્યે પ્રોત્સાહન પૂરું પાડે છે.
અસરકારક આયોજન અને વ્યવસ્થાતંત્ર: નિર્ધારિત ધ્યેયો પાર પાડવા અને વ્યવસ્થાતંત્રને મજબૂત બનાવવા દોરવણી અનિવાર્ય છે.
સંકલન અને સહકાર: કર્મચારીઓના વ્યક્તિગત ધ્યેયોને એકમના મુખ્ય ધ્યેય સાથે જોડે છે.
અંકુશનું કાર્ય: કર્મચારીઓની ભૂલો ઘટે છે અને લક્ષ્યાંકો મેળવવા સરળ બને છે.
નિરીક્ષકનાં મુખ્ય કાર્યો નીચે મુજબ છે:
કાર્યોનું આયોજન કરવું અને કાર્યમાં આવતા અવરોધો દૂર કરવા.
કાર્ય સમયસર પૂર્ણ કરવા માટે જરૂરી માર્ગદર્શન અને દોરવણી આપવી.
કર્મચારીઓના કાર્યોની સતત દેખરેખ રાખી સમય અને શ્રમનો બચાવ કરવો.
કર્મચારીઓના વ્યક્તિગત ઉદ્દેશોને એકમની ઉત્પાદકતાના ઉદ્દેશો સાથે સાંકળવા.
કર્મચારીઓમાં અભિપ્રેરણ, પ્રોત્સાહન અને જૂથભાવના ટકાવી રાખવી.
માહિતીસંચાર ઝડપી બનાવવો અને નવી ટેકનોલોજી વિષયક માર્ગદર્શન આપવું.
કર્મચારીઓમાં શિસ્તની ભાવના ટકાવી રાખી મિત્ર, દાર્શનિક અને માર્ગદર્શક તરીકે ભૂમિકા ભજવવી.
સારા નેતામાં નીચે મુજબના ગુણો હોવા જરૂરી છે:
શારીરિક ગુણો: સારી શારીરિક તંદુરસ્તી, આકર્ષક બાંધો, શાંત અને આનંદી સ્વભાવ મદદનીશોને કાર્યપ્રેરણા આપે છે.
બૌદ્ધિક ગુણો: નિર્ણયશક્તિ, માનસિક ક્ષમતા, ગ્રહણશક્તિ, વૈજ્ઞાનિક દૃષ્ટિકોણ, તર્કશક્તિ, દીર્ઘદૃષ્ટિ અને વક્તૃત્વ કળા.
માનસિક ગુણો: પ્રભાવશાળી વ્યક્તિત્વ, ઉત્સાહ, સાહસિકતા, સહકારની ભાવના, બુદ્ધિચાતુર્ય, કાર્યરુચિ અને વિવેકવર્તન.
અવૈધિક માહિતીસંચારની લાક્ષણિકતાઓ નીચે મુજબ છે:
આ માહિતીસંચાર માનવ સંબંધો અને મિત્રતા ઉપર આધારિત હોય છે.
તેમાં અંકુશ કે આદેશની કોઈ જરૂરિયાત હોતી નથી.
તે મોટે ભાગે મૌખિક કે સાંકેતિક ભાષામાં સમજાવી શકાય છે.
આ વ્યવસ્થા વધુ પરિવર્તનશીલ અને સરળ હોય છે.
તેમાં કોઈપણ નિશ્ચિત વિધિ કે નિયમોને મહત્ત્વ હોતું નથી.
તે વ્યવસ્થાતંત્રને વધુ સંકલિત અને વધુ વિશ્વસનીયતા પ્રદાન કરે છે અને વૈધિક માહિતીસંચારનો પૂરક છે.
અર્થ: વૈધિક માહિતીસંચાર વ્યવસ્થાતંત્રના નીતિ-નિયમો પર આધારિત હોય છે; જ્યારે અવૈધિક માહિતીસંચાર માનવીય સંબંધો અને મિત્રતા પર આધારિત હોય છે.
ઉદ્દેશ: વૈધિકનો ઉદ્દેશ અંકુશ અને સંકલનનો હોય છે; જ્યારે અવૈધિકનો ઉદ્દેશ એકમને વધુ સંકલિત અને વિશ્વસનીય બનાવવાનો હોય છે.
આધાર: વૈધિકનો આધાર નીતિ-નિયમો છે; જ્યારે અવૈધિકનો આધાર અંગત સંબંધો છે.
અંકુશ અને દેખરેખ: વૈધિકમાં અંકુશ અને દેખરેખની જરૂર રહે છે; જ્યારે અવૈધિકમાં તેની જરૂર રહેતી નથી.
પરિવર્તનશીલ: વૈધિક ખૂબ ઓછી પરિવર્તનશીલ છે; જ્યારે અવૈધિક વધુ પરિવર્તનશીલ છે.
સમય: વૈધિક કાર્યના સ્થળે અને નિશ્ચિત સમયે થાય છે; જ્યારે અવૈધિક ગમે તે સ્થળે અને સમય સિવાય પણ થાય છે.
અગાઉથી જાણ: વૈધિકમાં સ્વરૂપ અગાઉથી નિશ્ચિત હોય છે; જ્યારે અવૈધિકમાં અગાઉથી નક્કી હોતું નથી.
: માહિતીસંચારના અવરોધો દૂર કરવાના ઉપાયો નીચે મુજબ છે:
માહિતી અવરોધાય નહીં તે રીતે વ્યવસ્થાતંત્રના માળખાને અનુરૂપ માહિતીસંચાર તંત્ર ગોઠવવું જોઈએ.
માહિતી આપનાર દ્વારા અપાતી માહિતી સ્પષ્ટ અને સમજી શકાય તેવી હોવી જોઈએ.
માહિતી પ્રસારણના સંદર્ભમાં યોગ્ય અને સચોટ માધ્યમની પસંદગી થવી જોઈએ.
માહિતીસંચાર દ્વિમાર્ગી પ્રક્રિયા હોવાથી પ્રવાહ બંને દિશામાં સહેલાઈથી વહેવો જોઈએ.
બંને પક્ષો વચ્ચે પરસ્પર શ્રદ્ધા અને સહકારની ભાવના આવશ્યક છે.
માહિતી વહન રેખાઓ ટૂંકી હોવી જોઈએ જેથી પ્રસારણમાં વિલંબ ન થાય.
અર્થ: સામાન્ય અર્થમાં, “દોરવણી એટલે કર્મચારીઓને માર્ગદર્શન આપવું, તેમને કામગીરીથી વાકેફ કરવા, તેમના ઉપર દેખરેખ રાખવી અને તેમનો કાર્ય જુસ્સો ટકાવી રાખવો.” કુન્ત્ય અને ઓ’ડોનેલના જણાવ્યા મુજબ, “તાબેદારોને માર્ગદર્શન આપવું અને તેમના પર દેખરેખ રાખવી તેનું નામ દોરવણી.”
લાક્ષણિકતાઓ:
હેતુલક્ષી પ્રવૃત્તિ: દોરવણીનો મુખ્ય હેતુ કર્મચારીઓને માર્ગદર્શન આપી પ્રોત્સાહિત કરવાનો અને ધ્યેયસિદ્ધિ કરવાનો છે.
સંચાલનની બધી સપાટીએ થતું કાર્ય: ઉચ્ચ સપાટીથી લઈને તળ સપાટી (નિરીક્ષકો, ફોરમેન) સુધી દરેક સ્તરે દોરવણી અપાય છે.
સતત ચાલતી પ્રક્રિયા: ધંધાકીય એકમની પ્રવૃત્તિઓ જ્યાં સુધી ચાલે ત્યાં સુધી દોરવણી અવિરતપણે ચાલ્યા કરે છે.
કાર્યો પર દેખરેખ: સૂચનાઓ અને હુકમો પ્રમાણે કાર્યો થાય છે કે નહીં તેની ખાતરી કરવાની પ્રક્રિયા છે.
વિશાળ કાર્યક્ષેત્ર: નિર્ણયોની યોગ્ય સમજૂતી આપી તેનો અસરકારક અમલ કરાવવો એ દોરવણીનું ક્ષેત્ર છે.
માહિતીસંચાર: યોગ્ય સમયે યોગ્ય કર્મચારીને માર્ગદર્શન આપવા માટે માહિતીસંચાર પૂર્વશરત છે.
પ્રોત્સાહન: વ્યક્તિગત માર્ગદર્શન દ્વારા કર્મચારીઓની દ્વિધાઓ દૂર કરી વધુ સારું કાર્ય કરવા પ્રેરણા આપે છે.
નિમ્નગામી પ્રવૃત્તિ: તેનો પ્રવાહ હંમેશાં ઉચ્ચ સપાટીથી તળ સપાટી તરફ વહે છે.
સંચાલકીય કાર્ય: આયોજન, અંકુશ અને સંકલન જેવા સંચાલનનાં વિવિધ કાર્યો સાથે દોરવણી જોડાયેલી છે.
અર્થ: સામાન્ય અર્થમાં, “કર્મચારીઓમાં વધુ કાર્ય કરવાની પ્રેરણા જગાવવી અને તેમને મહત્તમ કાર્ય સંતોષની ઉપલબ્ધિ કરાવવી એટલે અભિપ્રેરણ.” મોર્ગનના જણાવ્યા મુજબ, “અભિપ્રેરણ એ મનની એવી સ્થિતિ છે કે જે કર્મચારીઓને લક્ષ્ય તરફ દોરી જાય છે.”
લાક્ષણિકતાઓ:
આંતરિક પ્રેરણા: અભિપ્રેરણ એ માનવીની અંદરથી જરૂરિયાતોમાંથી ઉદ્ભવતું બળ છે.
મનોવૈજ્ઞાનિક ખ્યાલ: દરેક વ્યક્તિના માનસિક ખ્યાલો અને આંતરિક પ્રેરણાની જરૂરિયાતો જુદી જુદી હોય છે.
કર્મચારીઓની કાર્યક્ષમતામાં વધારો: અભિપ્રેરણથી નૈતિક જુસ્સો, ઉત્પાદકતા અને કાર્યક્ષમતા વધે છે.
સતત પ્રક્રિયા: કર્મચારીઓ પાસેથી સતત કામ લેવા માટે આ પ્રક્રિયા અવિરત ચાલુ રહે છે.
ફેરબદલી દરમાં ઘટાડો: આત્મસંતોષ અને વળતર મળવાથી નોકરી છોડવાનું પ્રમાણ ઘટે છે.
ઉદ્દેશોની પ્રાપ્તિ: કર્મચારીઓના વ્યક્તિગત અને ધંધાકીય એકમના ઉદ્દેશો સિદ્ધ થાય છે.
વિશૃત ક્ષેત્ર: જરૂરિયાત, હેતુ, ઇચ્છા, લાગણી અને મનોબળ જેવા અનેક શબ્દો તેમાં સમાવિષ્ટ છે.
પરિવર્તનશીલ વ્યવસ્થાતંત્રને અનુરૂપ: એકમમાં આવતા ટેકનોલોજીકલ કે અન્ય પરિવર્તનો કર્મચારીઓ સરળતાથી સ્વીકારે છે.
સહયોગ પ્રાપ્ત કરવાનું સાધન: કાર્યસંતોષ મળવાથી કર્મચારી ઉચ્ચ અધિકારીઓને સંપૂર્ણ સહયોગ આપે છે.
હકારાત્મક અભિગમ: કર્મચારી સંસ્થા પ્રત્યે સન્માનની લાગણી અનુભવીને વિકાસ સાધે છે.
સંચાલનનું એક કાર્ય: જીવંત કર્મચારીઓ પાસેથી કામ લેવા માટેનું આ મહત્ત્વનું અંગ છે.
ઉત્તર: અબ્રાહમ માસ્લોએ 1943માં “માનવીનો અભિપ્રેરણનો સિદ્ધાંત” લેખમાં જરૂરિયાતોનો અગ્રતાક્રમ રજૂ કર્યો હતો. માનવીની જરૂરિયાતો નીચે મુજબ પાંચ ક્રમમાં ગોઠવાયેલી છે:
[5] આત્મસન્માન અને આત્મસિદ્ધિની જરૂરિયાતો (ઉપરી કક્ષા)
------------------------------------------------
[4] સન્માન અને પ્રતિષ્ઠાની જરૂરિયાતો
------------------------------------------------
[3] સામાજિક જરૂરિયાતો
------------------------------------------------
[2] સલામતીની જરૂરિયાતો
------------------------------------------------
[1] શારીરિક અથવા પ્રાથમિક જરૂરિયાતો (નિમ્ન કક્ષા)
શારીરિક અથવા પ્રાથમિક જરૂરિયાતો: ખોરાક, પાણી, કપડાં અને આવાસ જે શરીરને ટકાવી રાખવા માટેની પાયાની જરૂરિયાતો છે.
સલામતીની જરૂરિયાતો: શારીરિક તથા નોકરીની સલામતી, વીમો અને પગારની નિયમિતતા.
સામાજિક જરૂરિયાતો: પરિવાર, મિત્રો અને સમાજ તરફથી મળતી લાગણી, પ્રેમ અને સ્નેહ.
સન્માન અને પ્રતિષ્ઠાની જરૂરિયાતો (ઉપરી કક્ષા): ઊંચા હોદા, આત્મવિશ્વાસ, સમાજમાં પ્રતિષ્ઠા અને આદર મેળવવાની ઇચ્છા.
આત્મસન્માન અને આત્મસિદ્ધિની જરૂરિયાતો: પ્રત્યેક વ્યક્તિ પોતાની પ્રવીણતા અને સર્વોચ્ચ શિખરો સર કરીને ક્ષેત્રમાં સર્વોચ્ચ સ્થાન મેળવવા મથે છે (દા.ત., સચિન તેંડુલકર, લતા મંગેશકર).
ઉત્તર: નાણાકીય પ્રોત્સાહનો આવડત અને કુનેહ ધરાવતા કર્મચારીઓ માટે વરદાન સમાન છે. તેનાથી કર્મચારીઓની આર્થિક સલામતી અને સામાજિક મોભો વધે છે. નાણાકીય પ્રોત્સાહનોની મુખ્ય રીતો નીચે મુજબ છે:
નફામાં ભાગ: અધિક નફામાંથી ચોક્કસ ભાગ કામદારોને વેતન ઉપરાંત નાણા સ્વરૂપે ચૂકવવામાં આવે છે.
સહભાગીદારી: કર્મચારીઓને એકમની માલિકી, સંચાલન અને નફાની વહેંચણીમાં ભાગીદાર બનાવવામાં આવે છે.
બઢતી: કર્મચારીઓને વર્તમાન હોદા પરથી ઊંચા લાભદાયી હોદા પર મૂકવામાં આવે છે, જેથી વેતન અને જવાબદારી વધે છે.
બોનસ: કાયદા પ્રમાણે દર વર્ષે ગણાતા નફામાં અમુક ટકા રકમ કર્મચારીઓને બોનસ સ્વરૂપે અપાય છે.
કમિશન: વેચાણ વધારવાના હેતુથી વેચાણના લક્ષ્યાંકોના આધારે પ્રોત્સાહન રૂપે કમિશન ચૂકવાય છે.
ઇનામો: અસાધારણ કામગીરી બદલ રોકડ પુરસ્કાર, પ્રમાણપત્ર અને ચંદ્રક આપી જાહેરમાં સન્માન કરવામાં આવે છે.
સલાહ અને સૂચનો: ઉત્પાદન પડતર નીચી લાવવા માટે કર્મચારીઓ દ્વારા અપાતી યોગ્ય સલાહ અને સૂચનો બદલ નાણાકીય પ્રોત્સાહન અપાય છે.
અર્થ: એક વ્યક્તિ દ્વારા બીજી વ્યક્તિને સ્પષ્ટ અને અકબંધ સ્વરૂપમાં માહિતી પહોંચાડવી, જેથી બીજી વ્યક્તિ માહિતી આપનારના ઉદ્દેશોને સમજી શકે અને તેનો અમલ કરી શકે. ન્યુમેન એન્ડ સમરના જણાવ્યા મુજબ, “માહિતીસંચાર એટલે હકીકતો, વિચારો, અભિપ્રાયો અને લાગણીઓની બે કે વધુ વ્યક્તિઓ વચ્ચે થતી આપ-લે.”
લાક્ષણિકતાઓ:
હેતુલક્ષી પ્રક્રિયા: ઉદ્યોગિક એકમના ચોક્કસ હેતુઓ સિદ્ધ કરવા માટેની આ પ્રક્રિયા છે.
શબ્દો અને ભાષા સ્પષ્ટ હોવી જોઈએ: વપરાયેલા શબ્દો અને ભાષા દ્વિઅર્થી વગરની સ્પષ્ટ હોવી જોઈએ.
દ્વિમાર્ગી પ્રક્રિયા: માહિતી ઉપરથી નીચે અને નીચલી સપાટીથી રિપોર્ટ સ્વરૂપે ઉપર એમ બંને દિશામાં વહે છે.
કાયમી પ્રક્રિયા: એકમના ઉદ્ભવથી અંત સુધી અવિરતપણે ચાલતી પ્રક્રિયા છે.
અસંખ્ય સાધનો: મૌખિક, લેખિત, ટેલિફોન, ઇન્ટરનેટ અને મોબાઇલ જેવા અનેક સાધનો વપરાય છે.
અનેક પ્રકારો અને પદ્ધતિઓ: આંતરિક, બાહ્ય, લેખિત, મૌખિક કે ઇશારા દ્વારા માહિતીસંચાર થાય છે.
કાર્યપ્રેરક પ્રવૃત્તિ: માહિતીસંચારથી કાર્ય સમજ વધતા કર્મચારીઓને પ્રેરણા મળે છે.
વહીવટી પ્રક્રિયા સાથે સંબંધ: અસરકારક નિર્ણયો અને વહીવટ માટે માહિતી એકઠી કરવામાં ઉપયોગી છે.
માનવીય પ્રક્રિયા: માનવીના સ્વભાવ, લાગણીઓ અને કૌશલ્યો સાથે સીધી જોડાયેલી પ્રવૃત્તિ છે.
ઉત્તર: માહિતીસંચાર એ માનવીય પ્રવૃત્તિ હોવાથી તેમાં નીચે મુજબના અવરોધો ઊભા થાય છે:
સ્પષ્ટ આયોજનનો અભાવ: માહિતી ક્યારે, કયા ક્રમમાં અને કોને મોકલવી તેનું આયોજન ન હોય ત્યારે માહિતી અસ્પષ્ટ બને છે.
ભાષાંતરની ભૂલો: ઉચ્ચ અધિકારીઓ પાસેથી મળેલા સંદેશાઓનું નીચલી સપાટીએ અર્થઘટન કે ભાષાંતર કરતી વખતે ભૂલો થાય છે.
અસ્પષ્ટ સંદેશાઓ: શબ્દો કે વાક્યોની અયોગ્ય ગોઠવણને કારણે સંદેશો સાચો અર્થ આપવામાં નિષ્ફળ જાય છે.
અસ્પષ્ટ અનુમાનો: પૂર્વધારણાઓ કે અનુમાનો સ્પષ્ટ કર્યા વગર સંદેશા મોકલવાથી તેનો અર્થ બદલાઈ શકે છે.
યોગ્ય સમયનો અભાવ: માહિતી જો સમયસર ન મળે તો તેનો કોઈ વહીવટી અર્થ રહેતો નથી.
માહિતીનું અતિ ભારણ: વધુ પડતી માહિતીના કારણે કર્મચારીઓ ચોકસાઈ જાળવવાને બદલે માત્ર ભાર નિકાલ કરવા પર ધ્યાન આપે છે.
સંદેશા પ્રત્યે દુર્લક્ષ: ઉપરીઓ કે કર્મચારીઓ દ્વારા સંદેશાઓ પ્રત્યે બેધ્યાન રહેવું.
અયોગ્ય માધ્યમની પસંદગી: યોગ્ય માધ્યમની પસંદગી ન થવાથી માહિતીસંચાર અવરોધાય છે.
અવિશ્વાસ અને ડર: શિક્ષા કે દંડના ડરથી સાચી માહિતી છુપાવવી અથવા દરેક સંદેશાને શંકાની નજરે જોવું.