ધોરણ 12 | విષય: Vanijya
આયોજન અને અંકુશ વચ્ચેનો સંબંધ નીચે મુજબ છે:
આયોજન અને અંકુશ એ સંચાલનના પરસ્પર આધારિત બે મહત્ત્વનાં કાર્યો છે. આયોજન રસ્તો નક્કી કરે છે, જ્યારે અંકુશ તે રસ્તે થયેલી પ્રવૃત્તિઓનાં વિચલનો તપાસીને સુધારે છે.
આંતરિક અને બાહ્ય પરિબળોના પરિવર્તનો સામે આયોજન અને અંકુશ સંયુક્ત રીતે રક્ષણ પૂરું પાડે છે.
અંકુશના કાર્ય માટે આયોજન એ પૂર્વશરત છે કારણ કે આયોજન વિના અંકુશ અશક્ય છે.
આયોજનમાં નક્કી થયેલી પ્રવૃત્તિઓ પર જ અંકુશ રાખવાનો હોવાથી આયોજનને અંકુશનો જન્મદાતા કહે છે.
ઉત્તર:
અર્થ: સામાન્ય અર્થમાં, “અંકુશ એટલે એકમમાં કયાં કાર્યો થઈ રહ્યાં છે તે નક્કી કરવું, થઈ રહેલાં કાર્યોનું મૂલ્યાંકન કરવું અને જો જરૂર લાગે તો સુધારાલક્ષી પગલાં લેવાં જેથી યોજના મુજબ કાર્ય થાય.” હેનરી ફેયોલના જણાવ્યા મુજબ, “અંકુશ એટલે ધંધાકીય એકમમાં બધું નક્કી કરેલી યોજના મુજબ, આપેલી સૂચના મુજબ અને સ્થાપિત સિદ્ધાંતો મુજબ ચાલે છે કે નહીં તેની ચકાસણી કરવાનું કાર્ય.”
લાક્ષણિકતાઓ:
આયોજન સાથે સંબંધ: આયોજન અને અંકુશ એક સિક્કાની બે બાજુ સમાન છે; આયોજન યોજના ઘડે છે અને અંકુશ તે મુજબ કાર્ય ચકાસે છે.
દરેક સપાટીએ થતું કાર્ય: અંકુશનું કાર્ય માત્ર કોઈ એક વિભાગ પૂરતું મર્યાદિત નથી, પરંતુ ઉચ્ચ, મધ્ય અને તળ એમ દરેક સપાટીએ થાય છે.
સતત પ્રક્રિયા: કર્મચારીઓની પ્રવૃત્તિઓ પર સતત દેખરેખ રાખી વિચલનો દૂર કરવાં પડતા હોવાથી આ સતત ચાલતી પ્રક્રિયા છે.
સંચાલનનું છેવટનું કાર્ય: આયોજન, વ્યવસ્થાતંત્ર અને દોરવણી પછી અંકુશનું કાર્ય શરૂ થતું હોવાથી તે સંચાલનનું અંતિમ સોપાન છે.
ભવિષ્ય સાથે સંબંધ: ભૂતકાળના બનાવોનું મૂલ્યાંકન કરી ભવિષ્યમાં ભૂલો કે નુકસાન ન થાય તે માટે અંકુશ ભાવિ સુધારણા તરફ ધ્યાન આપે છે.
રચનાત્મક પ્રવૃત્તિ: તે કર્મચારીઓની સ્વતંત્રતા છીનવતું નથી, પરંતુ ભૂલો સુધારીને માર્ગદર્શન આપે છે તેથી તે વિધેયાત્મક છે.
આંતરિક પ્રક્રિયા: ઉત્પાદન, વેચાણ, નાણાં અને કર્મચારીઓની કાર્યપદ્ધતિ જેવી આંતરિક બાબતો સાથે અંકુશ વણાયેલો છે.
ગતિશીલ પ્રક્રિયા: અંદાજો અને આયોજનના લક્ષ્યાંકો બદલાય તે મુજબ અંકુશ પ્રક્રિયામાં પણ ઝડપી પરિવર્તન થાય છે.
વક્તિલક્ષી પ્રવૃત્તિ: અંકુશના કેન્દ્રમાં વ્યક્તિ છે; અધિકારીઓ દ્વારા કર્મચારીઓની પ્રવૃત્તિઓની સુધારણા માટે આ કાર્ય થાય છે.
વૈધિક કે અવૈધિક હોઈ શકે: એકમમાં વૈધિક વ્યવસ્થાની સાથે સમય જતાં અવૈધિક અંકુશ વ્યવસ્થા પણ વિકસે છે.
ધંધાકીય એકમમાં અંકુશ વિનાનું ઔદ્યોગિક એકમ સારથી વગરના રથ જેવું ગણાય છે. અંકુશનું મહત્ત્વ નીચે મુજબ છે:
ધ્યેય સિદ્ધિમાં મદદરૂપ: ભૂલો અને ખામીઓ શોધી સુધારાલક્ષી પગલાં લેવાવાથી યોજના મુજબ પ્રવૃત્તિઓ આગળ વધી ધ્યેય સિદ્ધિ સરળ બને છે.
પ્રવૃત્તિઓ ઉપર અંકુશ: ઉત્પાદન, વેચાણ, કર્મચારી, નાણાકીય અને ગુણવત્તા જેવા વિવિધ કાર્ય વિસ્તારો પર કાબૂ રાખી શકાય છે.
આયોજન અસરકારક બને છે: આયોજન રસ્તો નક્કી કરે છે અને અંકુશ વિચલનો તપાસી સુધારે છે, જેથી આયોજનના લક્ષ્યાંકો સિદ્ધ થાય છે.
પ્રવૃત્તિઓ વચ્ચે સંકલન: એકમની જુદી જુદી પ્રવૃત્તિઓ વચ્ચે યોગ્ય સંકલન સાધવામાં અંકુશ મદદરૂપ થાય છે.
કાર્યનું મૂલ્યાંકન: પૂર્વનિર્ધારિત ધોરણો દ્વારા વાસ્તવિક સિદ્ધિઓનું માપ કાઢી કાર્યોનું સાચું મૂલ્યાંકન થાય છે.
વિચલનો દૂર કરે છે: પ્રવૃત્તિઓમાં રહેલાં વિચલનોનાં કારણો શોધીને સુધારાલક્ષી પગલાં લેવાથી વિચલનોનું પ્રમાણ ઘટે છે.
સત્તા સોંપણી માટે જરૂરી: કર્મચારીને સત્તા સોંપ્યા બાદ તેમની પર દેખરેખ રાખવા અને ઉત્તરદાયિત્વ નક્કી કરવા અંકુશ અનિવાર્ય છે.
ભૂલોની શોધ: કર્મચારીઓની કામગીરી પર દેખરેખ રાખી તેમની ત્રુટિઓ શોધી કાઢવામાં આવે છે જેથી ભવિષ્યમાં પુનરાવર્તન ટળી શકે.
લાંબા ગાળાનું આયોજન: વર્તમાન પ્રવૃત્તિઓ અંગે મળતી માહિતીના આધારે લાંબા ગાળાની યોજનાઓ અને અનુમાનો કરી શકાય છે.
દોરવણીમાં મદદરૂપ: કર્મચારીઓની મુશ્કેલીઓ જાણી તેમને માર્ગદર્શન અને દોરવણી આપવાનું કાર્ય સરળ બને છે.
કાર્યક્ષમતાનું બેરોમીટર: અંકુશનું કાર્ય જેટલું ચોક્કસ, તેટલી સંચાલનની કાર્યક્ષમતા વધુ હોવાથી તેને કાર્યક્ષમતાનું બેરોમીટર કહે છે.
અંકુશ એ સર્વવ્યાપી અને સતત ચાલતી પ્રક્રિયા છે, જેમાં સામાન્ય રીતે નીચે મુજબના પાંચ તબક્કાઓ જોવા મળે છે:
ધોરણોની સ્થાપના (Setting Standards): અંકુશ પ્રક્રિયાની શરૂઆત ધોરણો કે પ્રમાણોની સ્થાપનાથી થાય છે. આ એક પ્રકારના માપદંડ છે જેની સાથે થયેલ કામગીરી સરખાવવામાં આવે છે. આ ધોરણો સંખ્યાત્મક કે ગુણાત્મક (જેવા કે ઉત્પાદનનો લક્ષ્યાંક, નફાનો લક્ષ્યાંક, ખર્ચનો લક્ષ્યાંક) હોઈ શકે છે અને તે ઉચ્ચ સપાટી દ્વારા નક્કી થાય છે.
માહિતી સંપાદન (Gathering of Information): આ તબક્કામાં થયેલ કાર્ય અને વાસ્તવિક પરિસ્થિતિ અંગે માહિતી એકત્ર કરવામાં આવે છે. આ માહિતી અંગત નિરીક્ષણ, મૌખિક અહેવાલ કે લેખિત અહેવાલ દ્વારા મેળવાય છે.
કામગીરીનું માપન (Measuring Performance): પૂર્વનિર્ધારિત ધોરણો પ્રમાણે જ કામ થયું છે કે નહીં તે જાણવા માટે વાસ્તવિક થયેલાં કાર્યોનું સંખ્યાત્મક કે ગુણાત્મક માપન કરવામાં આવે છે.
થયેલી કામગીરીની સ્થાપિત ધોરણો સાથે સરખામણી (Comparison of Work done with Set Standard): ખરેખર થયેલી કામગીરીની માહિતીને સ્થાપિત ધોરણો સાથે સરખાવવામાં આવે છે, જેથી કેટલા પ્રમાણો સિદ્ધ થયાં અને કેટલાં બાકી રહ્યા તેની સ્પષ્ટ માહિતી મળે છે.
સુધારાલક્ષી પગલાં (Corrective Measures): આ અંકુશ પ્રક્રિયાનો છેલ્લો તબક્કો છે. વિચલનો જણાય તો તેને દૂર કરવા માટે નીચેપૈકી યોગ્ય પગલાં લેવાય છે:
(અ) પરિસ્થિતિમાં ફેરફાર ન કરવા: જો વિચલનો સામાન્ય કે સ્વીકાર્ય હોય તો કોઈ સુધારાલક્ષી પગલાં લેવાતાં નથી.
(બ) પરિસ્થિતિમાં ફેરફાર કરી વિચલનો દૂર કરવાં: જો ધોરણો અને વાસ્તવિક પરિણામો વચ્ચે મોટો તફાવત હોય તો કારણો તપાસી જરૂરી સુધારાલક્ષી પગલાં લેવાય છે.
(ક) ધોરણોમાં ફેરફાર કરી નવાં ધોરણો સ્થાપવાં: જો સ્થાપિત ધોરણો સતત અશક્ય જણાય તો તે નીચાં લાવવા પડે છે, અથવા ઉત્તમ પરિણામો હોય તો ધોરણો સુધારીને ઊંચા ધોરણોની સ્થાપના કરવામાં આવે છે.